Introduction

tracking templates son usados para:

• Define a que  milestone se aplicara y a que embarque
• Especifica la ventana de tiempo permitida del milestone para ser gestionada
• Gestiona como debe de ser cubierto ese milestone
• Aplica las acciones y alertas relacionadas con cada milestone
• Determina que milestones son visibles en Scope Connect para el cliente, shipper, consignatario, agente 

Cuando se aplica una plantilla de seguimiento (tracking template) a un embarque, los resultados se ven en la pestaña "Seguimiento o Tracking" del embarque.

Descripción general de las plantillas de seguimiento "tracking templates"  

La vista general muestra todas las plantillas de seguimiento que ya se han creado. Cuando se resalta un plan de seguimiento en la descripción general, la ventana "Aplicabilidad" en la parte inferior de la pantalla mostrará los atributos utilizados para aplicar la plantilla al embarque correcto.

Crear una nueva plantilla de seguimiento

Existen varias formas de crear una nueva plantilla de seguimiento, pero los 2 métodos más fáciles son:

• Standalone Temple - esta opción creará la plantilla de seguimiento desde cero.
• Copy as XML to clipboard - esta opción te permitirá copiar y pegar en su portapapeles, de alguna otra ya existente para después importarla como una nueva plantilla.  

Crear una nueva plantilla de seguimiento copiando desde una ya existente

1. En el menú "Nuevo", elija "Copiar como XML al portapapeles"
2. Ahora, en el menú "Nuevo", elija "Importar plantilla" 
3. Aparecerá una ventana en blanco "Importar plantilla de seguimiento"
4. Coloque el cursor en el área de contenido en blanco y haga clic derecho. Elija "pegar" y la plantilla copiada aparecerá como datos XML
5. Click "Importar" 
6. Aparecerá la plantilla copiada. Renombre y continúe con los cambios, haga click en "guardar" para mantenerla. 

Definir cuando aplicar una plantilla de seguimiento "tracking template"

Una plantilla de seguimiento puede ser muy general o muy específica, o ambas opciones. La pestaña "Aplicabilidad" de una plantilla se utiliza para definir cuándo la plantilla debe aplicarse a un embarque.

Plantilla de seguimiento generalmente aplicada 

En el siguiente ejemplo, esta plantilla de seguimiento se aplicará a cualquier embarque donde:

1. El medio de transporte sea  "Marítimo"
2. El agente de importación es Global Transport Logistics en Nueva York
3. El tipo de embarque sea un FCL interno o un FCL único (tenga en cuenta que un solo envío FCL puede tener más de 1 contenedor)

La plantilla anterior solo se aplicará cuando no se pueda encontrar una plantilla más específica

Plantilla de seguimiento específica 

La aplicabilidad de la plantilla de seguimiento anterior es muy similar a la plantilla de seguimiento general anterior, excepto que el cliente se especifica como "Amri Incorporated". Esto significa que esta plantilla se aplicará a los embarques FCL de importación marítima cuando:

1. El medio de transporte sea  "Marítimo"
2. El agente de importación es Global Transport Logistics en Nueva York
3. El tipo de embarque sea un FCL interno o un FCL único (tenga en cuenta que un solo envío FCL puede tener más de 1 contenedor)
4. El cliente en el embarque sea is "Amri Incorporated" 

Crear Milestones para una nueva plantilla 

Cada embarque tiene un ciclo de vida desde la recolección hasta la entrega. Este ciclo de vida se compone de una serie de pasos y puede definir los milestones dentro de cada paso. El primer tramo es la recolección, y para este recurso podemos definir los siguientes milestones:

1. Emitir la instrucción de recolección
2. Recibir la confirmación de recolección
3. Confirmación de entrega en la terminal de exportación 

Dependiendo del tipo de embarque al que se aplica la plantilla de seguimiento, se pueden definir estos milestones para la etapa de recolección o solo algunos de estos o ninguno.   

A continuación se muestra el conjunto de pasos que están disponibles para cada embarque.  Se pueden crear Milestones para cada paso según sea el caso. 

Agregar un milestone a la etapa de recolección

En este ejemplo se creará un milestone "Confirmación de recolección"

• Posicionarse sobre  "Pickup" y da click en el símbolo de  "+". 

• Del sub-menu seleccione "Milestone" 

Completando los elementos generarles del milestone

La primera pestaña de un nuevo milestone es la pestaña general y aquí es donde definimos los conceptos básicos de esta.

• Code -  Este es el código corto para el milestone.  El ejemplo es "PICKCONF" 
• Description - Es la descripción completa del milestone es decir, "Confirmación de recolección" o  "Pickup Confirmation"
• Triggering events - Un milestone puede estar completo automaticamente, por ejemplo, si el operador del camión pudiera electrónicamente transmitirnos su evento de recolección. Entonces podríamos usar esto para terminar automáticamente el evento. Y si el operador del camión no puede hacer esto  entonces manualmente tendrá que ser terminado el evento para que el campo que  quede se pueda dejar en blanco. 
• Location - Necesitamos especificar dónde tendrá lugar el milestone para aplicarle la zona horaria correcta. En este caso, la recolección se realizará en la ubicación del remitente. 
• Responsible party - Aquí definimos quién debe completar este milestone. En este caso se espera que el operador del camión nos notifique a través de Scope Connect y completando el milestone por nosotros. 
• Approval of failed milestone - La mayoría de las veces cuando un milestone no esta completo en tiempo, es suficiente alertar al usuario, pero en algunos milestones se requerirá un control muy detallado y para usuarios avanzados se puede crear una lista de códigos para controlar las fallas. 
• Web Visibility - Muchas veces necesitamos hacer visible el milestone en Scope Connect.  Este campo permite a los usuarios elegir el tipo de visibilidad que su milestone tiene en Scope Connect:
  • Invisible
  • Visible
  • Visible y completo 
  • Visible y completo por el responsable
• Actual times for manual completions - El tiempo actual debe de ser utilizado o el usuario debe de escoger un tiempo para completar esta tarea. 

Completando los Milestones programados

La segunda pestaña del milestone en la programación y aquí definimos cuando se espera que ese milestone pueda completarse. Desde lo mas cercano hasta lo más tardío que este evento pueda ocurrir.

• Initialization of planned time - Hay tres formas de establecer cuándo se debe completar un milestone
• Relativo a otro milestone: este método analiza un milestone  ya existente y calcula en función de la fecha de finalización de este
• propiedad de pedido: aquí se utiliza una fecha que pertenece al embarque. En este ejemplo, la "Fecha de recolección más reciente" registrada por el usuario en el embarque se utilizará para fijar la fecha y hora de finalización esperadas.
• Función de tiempo: este es el tiempo de creación del embarque.
• Offset - Se puede utilizar para impulsar la fecha y hora de finalización y hora y fecha de algún embarque. Por ejemplo la finalización de la recolección puede estar relacionada con el ETD de la embarcación y por lo tanto, la compensación podría usarse para especificar que la finalización de la recolección ocurra horas antes del ETD de la embarcación.
• Lower Tolerance - Aquí podemos definir qué tan temprano puede ocurrir la finalización. En este ejemplo, la finalización de la recolección es relativa a la última fecha de recolección registrada en el embarque. "día 1" en el ejemplo significa que lo más pronto que esperamos que ocurra la recolección es 24 horas antes de la última fecha y hora de recolección.
• Upper Tolerance - Aquí definimos qué tan tarde puede ocurrir la finalización. El siguiente ejemplo permite 3 horas después de la última fecha y hora de recogida registrada en el envío.

Crear acciones asociadas con la finalización de un milestone

Cuando se completa un hito, hay acciones que se pueden ejecutar automáticamente. La pestaña "Acciones" de un milestone se usa para crear estas y se pueden crear múltiples acciones para un solo milestone.

• Action type - los tipos de acciones más comunes son:

  • Enviar un correo electrónico notificando a alguien que el milestone se ha completado

  • Notificar al usuario que se ha completado un milestone

• Event Code - este campo se puede usar para dar a esta acción su propio código de evento
• Event Description -aquí podemos definir si la descripción del milestone es suficiente, o mediante el uso de la descripción personalizada se puede utilizar información más específica sobre el evento.
• Sender -aquí podemos definir de quién debería aparecer la alerta. 
• Recipient - según el tipo de acción, se pueden utilizar varios métodos para especificar quién es el destinatario de la acción. En el siguiente ejemplo, la acción enviará un correo electrónico. Para garantizar que el destinatario correcto reciba el correo electrónico, podemos elegir:
  • Clerk - esto enviaría el correo electrónico al usuario que posee actualmente el envío.
  • Order attribute - aquí podemos elegir de la lista de partes asociadas con el envío. En el ejemplo, nuestro correo electrónico irá al cliente al que pertenece el embarque.
  • Specific user - use este campo si el correo electrónico debe ir a un usuario específico en Scope o un socio de Scope. 
  • Static Recipient - este campo se utiliza si el destinatario es una dirección de correo electrónico específica que no cambia.
  • Responsible party - esto enviaría un correo electrónico a la parte responsable de completar el milestone.
• Email recipient details -esta sección nos permite ser aún más específicos sobre quién debe recibir el correo electrónico notificándoles la acción. En el ejemplo, el cliente al que pertenece el envío recibe el correo electrónico, pero estamos especificando que el contacto del cliente con el rol "Export Clerk" debe recibir el correo electrónico.
• 

Crear alarmas en el milestone

Del mismo modo que se pueden crear acciones cuando un milestone se completa con éxito, se pueden crear alarmas para milestones cuando la falla de la finalización oportuna parece inminente. Se pueden crear múltiples alarmas diferentes para un solo milestone.

A continuación, utilizando la pestaña "Alarmas", se ha creado una con nombre  "Confirmación de recogida" o " Pick up Confirmation".

• Alarm time - aquí hemos especificado que esta alarma debe activarse 3 horas antes del final de la ventana de tiempo permitida. Esto debería permitir tiempo para contactar al operador y asegurarse de que se dirige a su recolección.
• Action type - aquí especificamos qué debe hacer la alarma. Hemos elegido enviar al usuario de Scope una notificación.
• Event Code - un código específico para esta alarma. Esto establecerá de forma predeterminada el código del milestone y esto puede conservarse si se prefiere.
• Event description - una descripción completa del evento ayudará al destinatario a comprender de inmediato el problema.
• Sender - la parte que debería aparecer para enviar la alarma.
• Recipient - al igual que con las acciones, existen numerosas opciones para garantizar que la parte correcta reciba la alerta. En este caso, el usuario responsable del envío recibirá la alerta.

Cuando se completan las 4 pestañas del milestone, se puede comenzar a definir el próximo.

Haga clic en "Guardar" cuando todos los milestones cuando estén completos para un plan de seguimiento.

Milestone desde Ocean Insights

Ocean Insights te proporciona los siguientes milestones:

• Container empty to shipper CEP 
• Container pickup at shipper CPS 
• Container arrival at first POL(Gate in) CGI 
•  Container loaded at first POL CLL
• Vessel departure from first POL VDL 
• Vessel arrival at T/S port 1 VAT1
• Container discharge at T/S port1 CDT1
• Container loaded at T/S port 1 CLT1
• Vessel departure from T/S 1 VDT1
• Vessel arrival at T/S port 2 VAT2
• Container discharge at T/S port 2 CDT2
• Container loaded at T/S port 2 CLT2
• Vessel departure from T/S 2 VDT2
• Vessel arrival at T/S port 3 VAT3
• Container discharge at T/S port 3 CDT3
• Container loaded at T/S port 3 CLT3
• Vessel departure from T/S port 3 VDT3
• Vessel arrival at final POD VAD 
• Container discharge at final POD CDD 
• Container departure from final POD (Gate out) CGO 
• Container delivery to consignee CDC 
• Container empty return to depot CER