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Einleitung

Im Zahlungsmodul können Ein- und Ausgangsrechnungen per Schnittstelle oder manuell als bezahlt markiert werden. Zusätzlich können hier Kontoauszüge und Mahnungen generiert werden, die im Anschluss per E-Mail versendet werden können.

Dieses Programm ist Bestandteil des zuzahlungspflichtigen Produkt "Mahnwesen Modul". Es umfasst sowohl Zahlungen als auch Mahnungen/Kontoauszüge.

Bitte setzen Sie sich bezüglich der Konfiguration mit uns in Verbindung

 

Beschreibung

Im Übersichtsbereich können folgende Informationen angezeigt werden (Typ, Niederlassung, Rechnungsnummer, Fremdbelegnummer, Belegdatum, Fällig seit, Tage seit Fälligkeit, Zuletzt gemahnt, Mahnsperre, Kontonummer, Rechnungspartner, Zahlungsreferenzen, Soll, Haben, Rechnungsbetrag, Saldo. Zusätzlich kann im Übersichtsbereich nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gesucht werden.

Verwaltung

In der Verwaltung werden die Einstellungen für das Zahlungsmodul gesetzt..

Einstellungen

Zahlungsmodul aktiviert

Durch Setzten des Häkchens wird das Zahlungsmodul aktiviert.

Standard Zahlungsart

Per Drop-Down Menü kann die Zahlungsart festgelegt werden, welche als Standardzahlungsart verwendet werden soll. Derzeit stehen folgende Zahlungsarten zur Auswahl:

  • k.A.
  • Überweisung
  • Bar
  • Scheck
  • Lastschrift
  • Unbekannt
  • Korrektur

Bearbeitungszeit in Tagen

Hier kann angegeben werden, wie viele Tage der Kunde Zeit hat die Rechnung zu bearbeiten, bevor diese als fällig markiert wird.

Anzahl Tage bis zur Eskalation 

Festlegung der Tage bis zur Eskalation

Anzahl Tage zwischen 2 Mahnungen

Festlegung des Zeitraums, nach wie vielen Tagen nach einer Mahnung die zweite Mahnung versendet werden soll.

Landesorganisatorische spezifische Einstellungen

Festlegung für welche Landesorganisation(en) das Zahlungsmodul Anwendung findet.

Hinzufügen

Es öffnet sich ein Fenster, aus dem die Landesorganisation per Drop-Down-Menü ausgewählt werden kann.

Checkbox "Zahlungen manuell eingeben"

Wird die Checkbox aktiviert, müssen die einzelnen Belege und deren Zahlung manuell durch den Benutzer erfasst werden. Eine Einspielung der Daten per Schnittstelle ist nicht möglich.

Schnittstellenformat

Sofern die Daten über die Zahlungen per Schnittstelle übertragen werden, muss hier eingestellt werden über welche Buchhaltungsschnittstelle die Daten in Scope eingespielt werden. Derzeit stehen folgende Schnittstellenformate zur Verfügung.

  • Exact XML
  • Exact Globe CSV
  • Quickbooks
  • Zensoft

Sendende Niederlassung

Aus einem Drop-Down-Menü kann die Niederlassung ausgewählt werden, welche die Nachrichten sendet. Die E-Mails gehen dann an die in den Partnerstammdaten hinterlegten E-Mail-Adressen.

Initialisieren

Bei erstmaliger Nutzung des Zahlungsmoduls, muss festgelegt werden, wie weit die Daten der Rechnungen in das Modul laufen sollen. Zur Erfassung erscheint ein Fenster in dem das Datum erfasst werden kann, bis wohin Scope zurück gehen soll.

Datum

Erfassung des Datums, ab wann Scope die Daten in das Zahlungsmodul einlesen soll.

Checkbox "Eingangsrechnungen initialisieren"

Alle Eingangsrechnungen die zu dem oben erfassten Datum in Scope generiert wurden, werden in das Zahlungsmodul eingelesen.

Checkbox "Ausgangsrechnungen initialisieren"

Alle Ausgangsrechnungen die zu dem oben erfassten Datum in Scope generiert wurden, werden in das Zahlungsmodul eingelesen.

Berechne offenes Saldo im Kreditlimit

Berechnet anhand des Kreditlimits das offene Saldo für alle Geschäftspartner. Es werden nur Ausgangsrechnung zugrunde gelegt. Die Ausführung über das Zahlungsmodul ist nur notwendig, wenn hier Beträge an Belegen geändert werden. Wird eine Rechnung in der Sendungserfassung generiert, wird das Kreditlimit automatisch im Geschäftspartner angepasst. 

Bearbeitung

Öffnet den markierten Beleg in einem neuen Fenster. 

Speichern

Speichert die Zahlung und schließt das Fenster.

Schließen

Schließt das Fenster und man gelangt wieder in den Übersichtsbereich.

Rechnung öffnen

Öffnet die Rechnung zu dem markierten Datensatz. Es werden in einem neuen Fenster Informationen zu dem Beleg angezeigt. Eine Bearbeitung des Beleges ist nicht möglich.

Schließen

Schließt das Fenster und kehrt zurück zu den Zahlungsdetails.

Zahlungsdetails

Eigene Niederlassung

Gibt den Code der Niederlassung wieder.

Belegart

Gibt die Art (Eingangs- oder Ausgangsrechnung) des Beleges an.

Rechnungsnummer

Nummer des Beleges

Stornonummer

Nummer des Stornobeleges, sofern diese vorhanden ist.

Kontonummer

Kontonummer auf dem die Beträge des Beleges verbucht wurde.

Empfänger

Geschäftspartner der den Beleg erhalten hat.

Belegdatum

Datum des Beleges

Fälligkeitsdatum

Fälligkeit zu dem der Beleg zahlbar ist.

Fälligkeitsdatum ändern

Durch drücken des Aktionlinks kann die Fälligkeit des Beleges manuell durch den Benutzer angepasst werden.

Rechnungsbetrag

In Rechnung gestellter Betrag.

Offener Betrag

Noch offener Betrag des Beleges. Wurde eine Teilzahlung vorgenommen, so wird dieser Betrag entsprechend angepasst.

Bemerkungen

Feld zur Erfassung zusätzlicher Bemerkungen.

Checkbox "Mahnsperre"

Wird diese Checkbox aktiviert, wird dieser Beleg nicht mehr angemahnt. Soll der Beleg wieder in den regulären Mahnprozess einfließen, so muss das Häkchen manuell durch den Benutzer entfernt werden.

Übersichtsfeld

Im Übersichtsfeld können die wichtigsten Informationen zu dem Beleg entnommen werden.

Neue Zahlung im Soll erfassen

Über den Aktionlink können Zahlungen erfasst werden, welche im "Soll" gebucht werden. Die Zahlung wird in der Übersicht aufgeführt. In der Homeview-Übersicht wird der Beleg mit dem neuen Betrag im Saldo angezeigt.

Neue Zahlung im Haben erfassen

Über den Aktionlink können Zahlungen erfasst werden, welche im "Haben" gebucht werden. Die Zahlung wird in der Übersicht aufgeführt. In der Homeview-Übersicht wird der Beleg mit dem neuen Betrag im Saldo angezeigt.

Zahlung

In dem sich öffnenden Fenster kann die Zahlung erfasst werden.

Zahlungsart

Per Drop-Down-Menü kann die Zahlungsart mit der der Beleg beglichen wurde ausgewählt werden. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Überweisung (als Standard)
  • Bar
  • Scheck
  • Lastschrift
  • Unbekannt
  • Korrektur

Zahlungsdatum

Datum, an dem der Beleg bezahlt wurde.

Zahlungsreferenz

Erfassung einer Referenz um die Zahlung zuordnen zu können.

Bemerkungen

Feld um weitere Bemerkungen zu hinterlegen.

Zahlungsbetrag

Gesamtbetrag der Rechnung. Dieser kann nicht geändert werden.

OK

Speichert die Eingabe und schließt das Fenster. Im Übersichtsbereich wird das Feld Saldo mit 0,00€ für diesen Beleg angezeigt.

Abbrechen

Bricht die Aktion ohne Speichern ab und schließt das Fenster.

Neu

Unter "Neu" stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Erstellung von Kontoauszügen oder Mahnungen zur Verfügung.

Kontoauszug

In dem sich öffnenden Feld werden alle offenen Posten für die zuvor in der Übersicht markierte Kontonummer angezeigt. Gehört die ausgewählte Kontonummer zu einem Master-Debitor, so werden alle Belege von Geschäftspartnern berücksichtigt, die mit dem Master-Debitor verlinkt sind.

Übersichtsbereich

Im Übersichtsbereich werden alle Belege, welche zu dem Geschäftspartner gehören, angezeigt. Zusätzlich werden Informationen wie (Partner, Belegart, Rechnungsnummer, Druckdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Offen, Fällig) angezeigt.

Berücksichtige

Hier kann ausgewählt werden, ob alle offenen Rechnungen aufgelistet werden sollen oder nur Rechnungen, welche zum Zeitpunkt der Abfrage zur Zahlung fällig sind. Zur Auswahl ist die entsprechende Checkbox anzuklicken.

Checkbox "Rechnungen an E-Mail anhängen"

Bei aktivierter Checkbox werden die einzelnen Rechnungen als Beleg mit an die Ausgangs-E-Mail gehangen.

E-Mail to:

Adresse des Geschäftspartners an den der Kontoauszug gesendet wird. 

Actionlink "Stammdaten von Partner "XXX" editieren.

Durch Klick auf den Aktionlink gelangt man in die Geschäftspartnerverwaltung um ggf. Anpassungen an den Stammdaten vorzunehmen.

Mahnung

Über die Auswahl "Mahnung" kann eine Mahnung für alle fälligen Ausgangsbelege zu der zuvor in der Übersicht markierten Kontonummer erstellt werden. In dem sich neu öffnenden Fenster werden alle zu mahnenden Rechnungen angezeigt. Gehört die ausgewählte Kontonummer zu einem Master-Debitor, so werden alle Belege von Geschäftspartnern berücksichtigt, die mit dem Master-Debitor verlinkt sind.

Checkbox "Rechnungen an E-Mail anhängen"

Alle der Auswahl betreffenden Rechnungen werden an die Ausgangs-E-Mail angehangen. In der Geschäftspartnerverwaltung muss unter Ansprechpartner eine E-Mail Adresse hinterlegt werden und die Rolle Mahnungs und/ oder Rechnungsempfänger aktiviert werden, damit Scope die E-Mail versenden kann.

E-Mail To

Adresse des Geschäftspartners an den die Mahnung gesendet wird.

Checkbox "Nur Rechnungen des Adressaten berücksichtigen"

Es werden nur Rechnungen berücksichtigt, die den Adressaten betreffen. Adressat ist in diesem Fall der Geschäftspartner, der zuvor in der Übersicht markiert wurde, bevor die Aktion neuer Kontoauszug oder neue Mahnung ausgewählt wurde.

Aktionlink "Stammdaten von Partner "XXX" editieren.

Durch Klick auf den Aktionlink gelangt man in die Geschäftspartnerverwaltung um ggf. Anpassungen an den Stammdaten vorzunehmen.

Exportieren

Generiert ein XLS.-Datei mit allen Belegen, die in der Übersicht angezeigt werden.

Import

Importiert Zahlungsein- und -ausgänge über eine Schnittstelle. Zur Einrichtung der Schnittstelle kontaktieren Sie bitte das Riege-Support-Team. Der Import ist nur aktiv, wenn unter Verwaltung -> Einstellung die Checkbox "Zahlungen manuell eingeben" inaktiv ist. Ist die Checkbox aktiviert, ist die Importfunktion im Menü ausgegraut.

Aktualisieren

Aktualisiert das Übersichtsfenster.

Aktionlink "stornierte anzeigen"

Zeig in der Übersicht zusätzlich stornierte Belege an.

Filter wählen

Der Übersichtsbereich kann mit folgenden vorbelegten Filtern angepasst werden:

  • Offene und Mahnsperre = Rechnungen, die auf Mahnsperre gesetzt sind und noch nicht beglichen wurden, werden beim Filter "Offene und Mahnsperre" in der Übersicht angezeigt.
                                              Rechnungen bei denen die Mahnsperre gesetzt wurde, diese aber zwischenzeitlich beglichen wurden, werden nicht berücksichtigt und angezeigt.
  • Offene Ausgangsbelege = Alle Ausgangsrechnungen, die noch nicht beglichen wurden und auf dem Status "offen" stehen, werden in der Übersicht angezeigt.
  • Offene Eingangsbelege = Alle Eingangsrechnungen, die noch nicht beglichen wurden und auf dem Status "offen" stehen, werden in der Übersicht angezeigt.
  • Offene Posten               = Alle offenen Posten (Ein- und Ausgang), die noch nicht beglichen wurden und auf dem Status "offen" stehen, werden in der Übersicht angezeigt.
  • zu mahnende Ausgangsbelege = Alle Ausgangsbelege, die zu mahnen sind, werden in der Übersicht angezeigt.

Schlüsselwort eingeben

Durch die Eingabe eines Schlüsselwortes kann die Suche z.B.  auf eine Rechnungsnummer oder Geschäftspartner eingeschränkt werden.

Detailbereich

Im Detailbereich wird eine kurze Statistik über die offenen Posten dargestellt. Die Statistik besteht aus folgenden Informationen: 

  • Betrag fällig seit 0 - 30 Tagen
  • Betrag fällig seit 30 - 60 Tagen
  • Betrag fällig seit 60 - 90 Tagen
  • Betrag fällig seit 90+ Tagen
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