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  • Monatsabschluss
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Einleitung

Mit dieser Funktion können Monate buchhalterisch abgeschlossen werden. Nach einem bestimmten Zeitraum (Buchungsschluss)  wird ein Monat manuell geschlossen, so dass keine weiteren Belege (Ausgangs-/Eingangsbelege) in diesen Monat mehr verbucht werden können. Buchungen nach dem Monatsabschluss werden auf den nächstmöglichen offenen Monat gebucht. Der Monatsabschluss bietet die Voraussetzung für die Erstellung von Statistik-Reports, die "fix" sind und sich nicht mehr ändern, sobald der Buchungsmonat geschlossen ist. Somit müssen nicht mehr jeden Monat die "alten" Monate berücksichtigen werden, sondern es ist ausreichend, sich nur aktuelle Reports für die noch offenen Buchungsmonate zu ziehen.

Der Monatsabschluss ist nur für eine komplette Legal Entity möglich, d.h. es gibt einen Monatsabschluss für alle Niederlassungen eines Landes zu einem festen Zeitpunkt. Eine Unterscheidung in einzelne Niederlassung ist nicht möglich.


Beschreibung

Einstellungen

Vorbereitend für die Einführung des Monatsabschluss müssen die Buchhaltungseinstellungen angepasst werden. Unter Einstellungen - Finanzen - Buchhaltung - Buchhaltungseinstellungen bearbeiten wird die Auswahl der Monatsabschlussbelege getätigt. Bei der nachfolgender Auswahl werden bei Monatsabschluss alle offenen Kosten und Erlöse auf je einen Beleg gebucht und in den nächsten Monat übernommen. Die Auswahl "Durchlaufende Posten auf Monatsabschlussbelegen ignorieren" bewirkt, dass beim Monatsabschluss keine Zollbelege geschoben werden.

Ebenso müssen in den Sachkontenfiltern die Stammdaten mit Erlös-/Kosten-/Rückstellungskonten für Monatsabschluss erweitert werden (Stammdaten - Finanzen - Sachkontenfilter)

Monatsabschluss durchführen

Der Monatsabschluss kann unter Finanzen - Buchhaltung durchgeführt werden. Es wird der letzte offene Monat angezeigt und mit Klick auf Monat schließen wird der letzte offene Monat geschlossen und die Monatsabschlussbelege im Hintergrund erstellt.

Monat schließen

Schließt den letzten offenen Monat.

Monat wieder öffnen

Öffnet den zuletzt geschlossen Monat. Bereits erstellte Monatsberichte können ungültig werden und müssen neu erstellt werden.


Monatsabschlussbelege

Durch das Schließen eines Monats erstellt Scope im Hintergrund sogenannte Monatsabschlussbelege. Die Anzahl der Rückstellungen auf einem Monatsabschlussbeleg ist begrenzt (Default derzeit max. 250 Positionen, jedoch kann dies per Parameter kundenspezifisch angepasst werden). Scope versucht bei einem Monatsabschluss alle Rückstellungen einer Sendung auf den gleichen Beleg zu buchen, jedoch kann es vorkommmen, dass es in einzelnen Fällen nicht möglich ist - in solchen Fällen werden mehrere Belege erstellt.

Dazu werden alle offenen Rückstellungen des gerade geschlossenen Monats aufgelöst und in den nächsten Monat übertragen. Auf Sendungsebene sind diese Buchungen nur sichtbar, wenn "Stornos anzeigen" ausgewählt wurde. Die Monatsabschlussbelege sind im Modul Eingangsbelege aufrufbar.


Beispiel Kostenart AF:

Die ursprüngliche Rückstellung (EP - Estimated Payment) im Februar wird durch den Monatsabschluss im Februar ausgebucht und muss im März neu eingestellt werden. Dazu "erledigt" Scope die EP AF mit einem P AF (Payment), so dass die Rückstellung ausgeglichen/bezahlt ist. Da diese Rückstellung im März wieder offen sein soll, führt Scope eine Stornierung (CP - Cancellation Payment) durch und stellt die Rückstellung EP AF für Monat März wieder neu ein.

Wird die Eingangsrechnung mit der Kostenart AF gegen die Rückstellung EP AF gebucht, wird die Rückstellung aufgelöst. Erfolgt auch im Monat März keine Eingangsrechnung für AF wird beim Monatsabschluss März die Rückstellung, wie zuvor beschrieben, in den Monat April übernommen.

Hinweis

Die Auflösung und Übertragung einer offenen Reserve in den nächsten Monat wiederholt sich bei jedem Monatsabschluss bis irgendwann die aktuelle Rückstellung durch einen Eingangsbeleg aufgelöst oder gelöscht wird.

Rückstellungen

Eine Übersicht über die offenen/aufgelösten Rückstellung können über das Modul Rückstellungen aufgerufen werden (Finanzen - Rückstellungen)