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Einleitung

In dieser Anwendung können alle Belege (Ausgangsrechnungen und -Gutschriften) erstellt, bearbeitet, verbucht oder storniert werden welche der aktuellen Sendung zugeordnet werden sollen. Je nach Systemeinstellungen können hier bereits vorbereitete Systembelege vorhanden sein welche automatisch, basierend auf den berechneten Kosten und Erlösen angelegt worden sind und dadurch die Abrechnung wesentlich vereinfachen.

Beschreibung

Abhängig vom Status stehen beim Ausgangsbeleg verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verfügung. Grundsätzlich wird zwischen folgende zwei Stati unterschieden:

  • Neue/Offene Belege
    Als neu bzw. offen werden Belege bezeichnet, die schon angelegt wurden (manuell oder als Systembelege), eventuell auch schon bearbeitet und gespeichert wurden, aber noch nicht gedruckt und damit auch noch nicht abgeschlossen wurden.
  • Abgeschlossene Belege
    Beim Belegdruck wird der Status von "offen" auf "abgeschlossen" gesetzt, eine gültige Belegnummer vergeben und die Daten an die Buchhaltung übergeben. Gedruckte Belege können deshalb nicht mehr modifiziert werden, sondern lediglich storniert und neu erstellt werden.

Neue/Offene Belege

Folgende Funktionen und Eingabefelder stehen bei Belegen mit Status "Offen" zur Verfügung:

Speichern

Um den Beleg zu speichern. Es wird noch keine Belegnummer vergeben.

Drucken

Mit dieser Aktion wird der Beleg gedruckt und abgeschlossen. Dies ist nur möglich wenn keine rote Fehlermeldung/Validierung (mehr) vorhanden ist. Beim bestehen von gelbe Warnhinweisen in der Validierung kann der Beleg trotzdem abgeschlossen werden.

Pro-Forma drucken

Mit dieser Aktion wird der Beleg Pro-Forma gedruckt und nicht endgültig abgeschlossen. Dies ist nur möglich wenn keine rote Fehlermeldung/Validierung (mehr) vorhanden ist. Beim bestehen von gelbe Warnhinweisen in der Validierung kann der Beleg trotzdem gedruckt werden. Der Beleg kann anschließend noch bearbeitet und finalisiert werden.

Vorschau

Diese Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn keine rote Fehlermeldung/Validierung (mehr) vorhanden ist. Bei der Aktion wird ein PDF erzeugt, um anzuzeigen, wie der Beleg im derzeitigen Zustand aussieht. Die Belegnummer wird im Vorschau-Modus noch nicht gezogen und deshalb auch auf dem Vorschau-Beleg nicht angezeigt.

Beleg Löschen

Um den Beleg zu löschen. Nur offene Belege können gelöscht werden. Abgeschlossene (gedruckte) Belege müssen storniert werden (siehe abgeschlossene Beleg).

Schließen

Um den Beleg zu schließen. Falls Daten modifiziert wurde, erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung gespeichert oder ignoriert werden soll.

Titelleiste

Folgende Informationen und Aktionen werden in der Titelleiste angezeigt bzw. stehen dort zur Verfügung.

  • Belegtyp
    Mit einem Mausklick auf diesen ActionLink kann der Belegtyp umgewandelt werden (Rechnung zu Gutschrift bzw. umgekehrt). Nach dem Mausklick wird eine Sicherheitsabfrage geöffnet. Durch aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens kann dort die Option "zusätzliche Beträge in Rechnungszeilen negieren" gewählt werden. Dies bewirkt, dass die Beträge von positiv in negativ bzw. umgekehrt geändert (umgedreht) werden. Durch eine Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche kann die Aktion an dieser Stelle auch abgebrochen werden. Diese Aktion steht nur bei neuen/offenen Belegen zur Verfügung.
  • Auftrag
    Die Sendung welcher dieser Beleg zugeordnet wird. Durch Einen Mausklick auf den ActionLink (Sendungsnummer) kann die die entsprechende Sendung geöffnet werden.
  • Steuerbarkeit
    Hier wird die ermittelte Steuerbarkeit für diesen Beleg angezeigt.

Empfänger

Empfänger des Beleges. Hierfür wird standardmäßig der Auftraggeber aus der Sendung übernommen. Mit der Feldsuchfunktion kann ein anderer Geschäftspartner als Belegempfänger gefunden und eingesetzt werden. Über das Kontextmenü bzw. die entsprechenden Funktionstasten kann ein neuer Geschäftspartner erstellt oder der aktuelle Geschäftspartner bearbeitet werden.

Sprache

Als Belegsprache stehen die hinterlegten Sprachen aus Ihrer Organisaktionsstruktur zu Verfügung, um sowohl die Beleg- und Sendungsinformationen als auch die Texte der Leistungsarten auf dem Beleg entsprechend auszugeben. Wenn bereits Leistungsarten hinterlegt worden sind und die Sprache nachträglich geändert wird, werden die Texte der Leistungsarten nicht aktualisiert. Die Standardsprache wird aus den Geschäftspartner-Stammdaten übernommen. Falls dort kein Wert hinterlegt worden ist, wird die Landessprache der eigenen Organisatorischen Einheit verwendet.

Währung

Falls für den Belegempfänger in den Geschäftspartner-Stammdaten kein Währungsschlüssel hinterlegt ist, wird die lokale Währung benutzt. Falls erforderlich, kann die Währung manuell geändert werden.

Kurs

Umrechnungskurs, mit welchem Beträge von Lokalwährung in Fremdwährung oder umgekehrt umgerechnet werden. Dieser wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Der Kurs wird z.B. auch für die Jobcosting Einträge benötigt da diese immer in Lokalwährung ausgewiesen werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.

Zahlungsziel

Datum, bis wann der Gesamtbetrag vom Rechnungsempfänger bezahlt werden soll. Das Datum kann auf Ausgangsbelegen angedruckt werden. "0" bedeutet, dass die Zahlung sofort fällig ist.

Kontakt

Ansprechpartner, welcher die Rechnung üblicherweise empfängt. Mit F3 kann der Ansprechpartner noch geändert und bearbeitet werden.

Einzelbeleg

Falls markiert, wird bei Abschluss/Druck des Beleges eine Belegnummer vergeben und der Beleg an die Buchhaltung übergeben.

Sammelbeleg

Falls markiert, wird bei Abschluss/Druck des Beleges keine Belegnummer vergeben. Der Beleg wird für die Anwendung Sammelbelege bereitgestellt, damit dieser zusammen mit anderen Belegen zu einem Sammelbeleg zusammengefasst werden kann.

Zahlungsart (Überweisung / Bar / Scheck)

Über diesen ActionLink wird ein Popup-Fenster geöffnet in welchem die Zahlungsart (Überweisung, Bar oder Scheck, Lastschrift, Unbekannt, Korrektur) sowie eine Zahlungsreferenz vermerkt werden kann.

USt.-Id

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers gemäß Stammdaten. Diese wird nur eingeblendet, wenn es sich um einen Partner mit UST-ID-Nr. handelt.

Debitorenkonto

Die Debitoren-Kontonummer des Rechnungsempfängers gemäß Stammdaten.

Kostenstelle

Jedem Auftrag wird eine bestimmte Kostenstelle zugewiesen. Falls sich diese zwischenzeitlich geändert hat, kann diese mit der Aktion Neu bestimmen aktualisiert werden.

Status / Geändert / Erstellt

Hier wird der Status des Belegs angezeigt. Zudem ist hier das Datum der Erstellung und der letzten Änderung sowie der Benutzername, welcher den Beleg erstellt bzw. zuletzt geändert hat, ersichtlich.

Betreff

Betreffzeile, die auf dem Beleg ausgedruckt wird.

Leistungsdatum

Anzeige des entsprechenden Leistungsdatums vom Ausgangsbeleg.

Bemerkungen

Hinweise, die auf dem Beleg ausgedruckt werden sollen, können hier eingetragen werden. Die Aktion "Referenzen" übernimmt automatisch alle hinterlegten Referenzen aus der Sendungserfassung.

Referenzen

Drücken Sie auf "Referenzen", werden alle Referenzen aus der Sendung übernommen. Sind keine Referenzen in der Sendung gepflegt, bleibt das Feld leer

Tipp

Referenzen, die auf jeden Beleg angedruckt werden sollen, können automatisch im Layout hinterlegt werden, so dass man diese nicht bei jedem Beleg manuell einfügen muss.

Positionen

Bei den Positionen werden die Leistungsarten aufgeführt, die an den Belegempfänger abgerechnet werden sollen. Es muss mindestens eine Position vorhanden sein damit der Beleg abgeschlossen/gedruckt werden kann. Bei Systemrechnungen können bereits Positionen vorhanden sein, die ggf. mit einem Doppelklick oder der Funktion Bearbeiten geöffnet werden können.

Neu

Neue Positionszeile wird erstellt. Es öffnet sich der Rechnungszeilen-Editor .

Bearbeiten

Die markierte Positionszeile wird mit dem Leistungsarten-Editor geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Löschen

Die markierte Positionszeile wird entfernt.

Hoch

Die markierte Positionszeile wird um eine Position nach oben verschoben, um die Reihenfolge/Anordnung der Positionen für die Ansicht und auch dem Druck entsprechend zu ändern.

Runter

Die markierte Positionszeile wird um eine Position nach unten verschoben, um die Reihenfolge/Anordnung der Positionen für die Ansicht und auch dem Druck entsprechend zu ändern.

Zusammenfassen

Ermöglicht es zwei Rechnungszeilen zu einer neuen Rechnungszeile zusammen zufassen. Dazu werden die zusammen zufassenden Zeilen markiert. 

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem der neue Rechnungstext für die Position erfasst werden kann.

Mit OK wir die Eingabe bestätigt und in die Übersicht übernommen. 

Auflösen

Mit dieser Funktion kann eine zusammengefasste Position wieder Aufgelöst werden.

Rückstellungen

Rückstellungen, die für den Auftrag hinterlegt wurden, können über ein Popup-Fenster ausgewählt und für den Beleg verwendet werden. Die ausgewählten Reserven werden damit aufgelöst.

Alle Tarife neu berechnen

Falls für eine oder mehrere Leistungsarten im aktuellen Beleg ein Tarif hinterlegt ist, kann dieser für die jeweiligen Leistungsarten neu berechnet werden, ohne jede einzelne Positionszeile öffnen zu müssen.

Leistungsarten-Editor

Dieser wird geöffnet, wenn ein Doppelklick auf die gewünschte Tarifzeile ausgeführt wird. Der Editor teilt sich in vier Segment auf.

Tarifierung

Tarifierung auf

Auswahl worauf sich die Abrechnung bezieht (Hauptlauf ,Sendung allgemein oder andere Leistungen wie z.B. Abholung.)

Tarif 2., Tarif von

Auswahl aus welchen Tarifen sich die Abrechnung zusammen setzt

Rechnungszeile

Kostenart

Leistungsart, die in den Stammdaten definiert wurde.

Betrag

Betrag und Währungsschlüssel für diese Positionszeile.

Im Feld Betrag steht über das zugehörige Dropdownmenü oder über die Funktionstasten F3 bzw. F5 eine Tarifberechnungsfunktion sowie eine Funktion zur automatischen Neuberechnung des Tarifs zur Verfügung.

Kurs

Umrechnungskurs für die Positionszeile. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.

Rechnungsbetrag

Betrag in lokaler Währung

Steuer

Je nach Steuerbarkeit der Sendung und der hinterlegten Steuersätze für das Belegempfängerland, wird der entsprechende Steuersatz vorgeschlagen. Hier finden Sie weitere Informationen.

Rechnungstext

Beschreibung der Positionszeile, die auf dem Beleg erscheint. Es können mehrere Zeilen hinterlegt werden und/oder Textbausteine verwendet werden.

Bemerkung

Optionaler Hinweis, welcher nicht auf dem Beleg gedruckt oder an die Buchhaltung übermittelt wird.

Neue Kosten

Hier kann zusätzlich wenn gewünscht eine Gegenbuchung erfasst werden.

Bestehende Kosten / Erlöse

Zeigt bei manuell gepflegten Kosten oder Erlösen an, ob bereits Eingaben erfasst wurden.

OK

Speichert die Erfassung und schließt den Editor

Abbrechen

Schließt den Rückstellungseditor ohne weitere Aktion.

Gesamt-Summen-Infomation

Unter den erfassten Rechnungszeilen befindet sich die Rechnungspositionsgesamtübersicht. Es werden folgende Summen angezeigt.

Nettobetrag

Zeigt den Nettobetrag der Rechnungspositionen an

Nettobetrag (lokal)

Zeigt den Nettobetrag in lokaler Währung an, sofern als Währung, Kurs ein anderer Kurs als Standard definiert wurde.

Steuern

Zeigt die zu zahlenden Steuern an

Bruttobetrag

Zeigt die Summer aus dem Nettobetrag und dem Steuerbetrag an

Rechnungsinformation

Mit STRG-I wird das Fenster "Rechnungsinformationen" eingeblendet. Hier werden sowohl Audit-Daten und Buchhaltungsinformationen angezeigt. Ist für die Rechnung der E-Mail Versand mit Verzögerung vorgesehen, so ist dies ebenfalls hier ersichtlich. Der Vorteil an dieser Option ist, dass eine Rechnung die per E-Mail versendet wird und bereits gedruckt wurde, noch bearbeitet werden kann. Der Empfänger erhält somit nur einen Beleg.

Abgeschlossene Belege

Folgende Funktionen stehen bei Belegen mit Status "Abgeschlossen" zur Verfügung:

Export

Erstellt eine XLS-Datei mit den Rechnungsdaten

Drucken

Ein Dropdownmenü mit drei Optionen erscheint

Originaldokument drucken

Druckt die erste Seite der Rechnung auf den definierten Drucker

Buchhaltungsbeleg drucken

Druckt den Buchhaltungsbeleg auf den definierten Drucker

Beleg neu Erzeugen erscheint.

Der Beleg wird nochmal mit den aktuellen Layouts gedruckt. (Möglicherweise stimmt der Ausdruck ggf. mit dem ursprünglichen Ausdruck bezüglich Layout nicht mehr überein.) Des Weiteren kann die Sprache, in der die Rechnung gedruckt werden soll, ausgewählt werden.
Es werden die Sprachen angezeigt, die systemseitig zur Verfügung stehen.

Korrekturbeleg erzeugen

Mit dieser Aktion wird ein Korrekturbeleg angelegt. Für eine abgeschlossenen Ausgangsrechnung wird eine Ausgangsgutschrift bzw. für eine abgeschlossenen Ausgangsgutschrift, eine Ausgangsrechnung erzeugt. Diese kann  dann wiederum bearbeitet und gedruckt/abgeschlossen werden.

Stornieren

Damit wir der aktuelle abgeschlossene Beleg storniert. Es wird automatisch ein Storno-Beleg (Storno-Rechnung bzw. Storno-Gutschrift) erzeugt und gedruckt/abgeschlossen. Gleichzeitig wird ein neuer Ausgangsbeleg angelegt welcher bearbeitet und gedruckt/abgeschlossen werden kann.

Schließen

Um den Datensatz wieder zu schließen und in die Übersicht der Ausgangsbelege zu gelangen.

 

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