Einleitung
In dieser Anwendung können alle Eingangsbelege erfasst werden welche der aktuellen Sendung zugeordnet werden sollen. Dies ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung einzelner Belege. Eingangsbelege, welche verschiedenen Sendungen zugeordnet werden sollen, können über das generelle Modul Eingangsbeleg - Rechnungswesen eingegeben werden.
Beschreibung
Wie bei der Ausgangsrechnung stehen auch hier, abhängig vom Status des Eingangsbeleges, verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verfügung. Grundsätzlich wird zwischen folgende zwei Status unterschieden:
- Neue/Offene Belege
Als neue bzw. offen werden Belege bezeichnet, die schon angelegt wurden (manuell oder als Systembeleg), eventuell auch schon bearbeitet und gespeichert wurden, aber nicht abgeschlossen wurden.
- Abgeschlossene Belege
Beim Abschließen des Beleges wird der Status von offen auf abgeschlossen gesetzt, eine gültige Belegnummer vergeben und die Daten an die Buchhaltung übergeben. Abgeschlossene Belege können deshalb nicht mehr modifiziert werden, sondern lediglich storniert und neu erstellt werden.
Neue/Offene Belege
Nach einem Mausklick auf den Entsprechenden AktionLink in der Belegübersicht wird der Schnelleingabe-Editor für den Eingangsbeleg geöffnet.
Auftrag
Hier wird automatisch die Sendungsnummer der aktuellen Sendung eingesetzt.
Kreditor
Der Absender (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges.
Belegdatum
In diesem Datumsfeld muss das Datum des zu erfassenden Beleges eingegeben werden.
Währung
Hier kann die Währung des Beleges erfasst werden. Als Standardwert wird die lokale Währung vorgeschlagen. des
Kurs
Umrechnungskurs, mit welchem Beträge von Lokalwährung in Fremdwährung oder umgekehrt umgerechnet werden. Dieser wird z.B. auch für die Jobcosting Einträge benötigt da diese immer in Lokalwährung ausgewiesen werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Nettobetrag
Hier wird der total Nettobetrag der Belegzeilen angezeigt.
Steuerbetrag
Zeigt den total berechneten Steuerbetrag an.
Bruttobetrag
Zeigt den Total Bruttobetrag der Belegzeilen.
Belegzeilen
Hier können bis zu 10 Belegzeilen schnell und einfach eingegeben werden.
Typ
Kostenart für welche ein Betrag hinterlegt werden soll. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.
Betrag
Nettobetrag (exkl. Steuer)
Rückstellung
Wenn für den Auftrag und die Kostenart eine Rückstellung existiert, so kann diese der Rechnungszeile zugewiesen werden.
Steuer
Streucode für diese Zeile (Kann aus der Auswahlliste gewählt werden).
Bemerkung
Bemerkung zu dieser Belegzeile.
OK
Speichert die Daten, schließt Schnelleingabe-Editor und öffnet den Eingangsbeleg-Editor
Abbrechen
Schließt den Schnelleingabe-Editor ohne weitere Aktion.
Nach dem speichern der Daten und dem schließen des Schnelleingabe-Editors wird automatisch der Eingangsbeleg-Editor geöffnet.
Speichern
Speichert den aktuelle Beleg.
Export
Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.
Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.
Abschließen
Schließt den aktuelle Beleg ab. Wenn die Daten noch nicht gespeichert worden sind, werden diese beim Abschließen automatisch gespeichert.
Löschen
Löscht den aktuelle Beleg. (Nur bei offenen Belegen möglich)
Schließen
Schließt den aktuell geöffneten Beleg
Titelleiste
In der Titelleiste werden folgende Informationen angezeigt:
- Belegtyp (Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift)
- Auftrag (Zeigt die Auftragsnummer für die der Beleg erstellt wurde)
- Steuerbarkeit (Zeigt an, ob der Beleg steuerbar oder steuerfrei ist)
Kreditor
Der Kreditor (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges. Mit der Feldsuchfunktion kann ein anderer Geschäftspartner als Belegabsender gefunden und eingesetzt werden. Über das Kontextmenü bzw. die entsprechenden Funktionstasten kann ein neuer Geschäftspartner erstellt oder der aktuelle Geschäftspartner bearbeitet werden.
Belegnr.
Hier wird die Fremdsystem-Nummer erfasst. Dabei handelt es sich in der Regel um die Belegnummer des Belegabsenders (Rechnungsnummer des Rechnungsstellers.)
Belegdatum
Das Belegdatum des Eingangsbelegs.
Leistungsdatum
Das Datum an welchem die Leistung erbracht worden ist welche im aktuellen Beleg belastet oder gutgeschrieben wird.
Fälligkeitsdatum
Das Datum, zu welchem der Beleg gezahlt werden muss.
Währung
Währungsschlüssel für die Währung in welcher der aktuelle Beleg erstellt worden ist.
Kurs
Umrechnungskurs für den Beleg. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Gesamtbetrag
Totalbetrag des Belegs (inkl. Steuer).
Zahlungsart (Überweisung / Bar / Scheck)
Über diesen ActionLink wird ein Popup-Fenster geöffnet in welchem die Zahlungsart (Überweisung, Bar oder Scheck) sowie eine Zahlungsreferenz vermerkt werden kann.
Kreditorenkonto
Zeigt das Kreditorenkonto des ausgewählten Geschäftspartners an welches in den Geschäftspartner Stammdaten erfasst worden ist.
USt.-Id
Zeigt die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des ausgewählten Geschäftspartners an welche in den Geschäftspartner Stammdaten hinterlegt worden ist.
Grundbetrag
In diesen Feldern wird der Grundbetrag (Rechnungsbetrag ohne Steuern) eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet)
Steuerbetrag
Hier wird der Steuerbetrag des Belegs eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet). Daneben wird der Steuersatz angezeigt. Dieser wird aufgrund der Eingabe im Schnelleingabe-Editor in Verbindung mit den Stammdaten (unter Anderem Länder Stammdaten und Kostenarten) ermittelt. Bei Steuerfreien Beträgen wird der Steuersatz 0% angezeigt. Zudem wird daneben auch der so genannte Reason Code (gemäss Steuergesetzgebung) angezeigt aus welchem ersehen werden kann, aus welchem Grund der entsprechende Rechnungsbetrag Steuerfrei ist.
Reason Code | Beschreibung |
---|---|
TR | Export/Import |
DT | Zölle |
3C | Drittland |
OS | Offshore |
IN | Intern |
Damit Rechnungsbeträge mit verschiedenen Steuersätzen abgebildet werden können, stehen zur Erfassung bzw. Berechnung der Grund- und Steuerbeträge zwei Zeile zur Verfügung. In der Regel werden hier die Steuerpflichtigen und Steuerfreien Beträge angegeben. Als Zeilenbezeichnung (in diesem Beispiel, Mehrwertsteuer und Steuerfrei) werden die als Name in den Steuerstammdaten der einzelnen Länder definierten Bezeichnungen ausgegeben.
alle Steuern
Wenn der Beleg mehr als zwei verschiedene Steuersätze umfasst, kann mit diesem ActionLink ein Popup-Fenster geöffnet werden in welchem alle Grund- und Steuerbeträge sowie die Steuersätze und ggf. die Reason Codes erfasst oder bearbeitet werden können. Die ersten beiden Zeilen werden im Rechnungseditor angezeigt. Hier können auch neue Zeilen hinzugefügt, bestehende bearbeitet, gelöscht und hoch oder runter verschoben werden.
Nettobetrag/Differenz
Hier wird der Nettobetrag und eine allfällige Differenz angezeigt.
Steuern
Zeigt den berechneten Steuerbetrag an.
Gesamtbetrag
Zeigt die berechnete Endsumme an.
Bemerkungen
Informative Bemerkungen zum aktuellen Beleg.
Positionen
Dient nur zur Information und zur Auswahl einer bestehenden Belegzeile. Die einzelnen Belegzeilen werden mit dem Belegzeilen-Editor hinzugefügt oder bearbeitet).
# (Nummer)
Zeilennummer der Positionszeile.
Auftrag
Auftragsnummer der zugeordneten Sendung.
Monat
Sendungsdatum der zugeordneten (aktuellen) Sendung.
Wenn sich mehrere oder alle Rechnungszeilen auf den gleichen Auftrag beziehen, wird die Auftragsnummer und das Auftragsdatum nur in der ersten Zeile angezeigt.
Art
Kostenart der Belegzeile.
Lokalbetrag
Betrag der Belegzeile in Lokalwährung.
Rechnungsbetrag
Betrag der Belegzeile in Belegwährung.
Steuer
Steuercode und ggf. Reason Code der Belegzeile.
Bemerkungen
Bemerkungen zur Belegzeile.
Nettobetrag
Zeigt den aktuellen total Nettobetrag aller erfassten Rechnungszeilen an.
Neu
Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Eingabe einer neuen Belegzeile.
Bearbeiten
Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Bearbeitung der markierten Zeile. Alternativ kann der Belegzeilen-Editor für die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile geöffnet werden.
Löschen
Löscht die ausgewählte Belegzeile.
Hoch
Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach oben.
Runter
Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach unten.
Rückstellungen
Diese Schaltfläche öffnet den Rückstellungs-Editor. Nebst der Möglichkeit, Rückstellungen über den Belegzeilen-Editor aufzulösen, kann dies auch mit dem Rückstellungs-Editor durchgeführt werden. Diese Möglichkeit ist hauptsächlich für die gleichzeitige Auflösung von mehreren Rückstellungen durch einen Rechnungsbetrag konzipiert und wird vorwiegend im Zusammenhang mit der generellen Eingangsrechnungsanwendung verwendet. Weitere, detaillierte Informationen zum Rückstellungs-Editor stehen hier zur Verfügung.
Die Schaltflächen Neu, Bearbeiten, Löschen und Rückstellungen werden erst aktiviert, wenn der Beleg erstmals gespeichert worden ist.
Auftrag öffnen
Öffnet den zugehörige Auftrag bzw. die Sendung.
Tipp
Mit der Tastenkombination Strg + I bzw. Ctrl + I können folgende Rechnungsinformationen angezeigt werden:
- Benutzer welcher die Rechnung erstellt hat
- Erstllungsdatum
Belegzeilen-Editor
Im Belegzeilen Editor stehen folgende Felder zur Verfügung.
Auftrag
Hier wird die Auftrags- bzw. Sendungsnummer der Sendung eingegeben für welche die Belegzeile erfasst werden soll.
Umsätze in EUR
In dieser Tabelle werden Typ (Belegtyp), Code (Kostenart), Erlös und Aufwand für die aktuelle Sendung angezeigt. Am unteren Rand der Tabelle werden auch die entsprechenden Totalbeträge angezeigt.
Profit
Zeigt den derzeit berechneten Profit der Sendung.
Auflösen
Mit einem Klick auf diesen ActionLink können die, in der Tabelle Umsätze in EUR markierten Kostenrückstellung, durch den Betrag der aktuellen Belegzeile aufgelöst werden.
Kostenart
Kostenart für die Belegzeile. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.
Betrag
Rechnungs- bzw. Gutschriftsbetrag für die aktuelle Belegzeile. (Der Betrag kann auch in einer anderen Währung als der festgelegten Belegwährung eingegeben werden).
Kurs
Umrechnungskurs für den Betrag. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Gesamtbetrag
Gesamtbetrag in Belegwährung.
Steuer
Steuercode für die Belegzeile.
Reason-Code
Zeigt ggf. den Grund dafür an, warum ein Betrag Steuerfrei ist. Bei Steuerpflichtigen Zeilen wird kein Reason-Code angezeigt.
Bemerkung
Bemerkung zu dieser Belegzeile.
Abgeschlossene Belege
Bei einem abgeschlossenen Beleg stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
Kopieren
Erstellt eine Kopie des aktuellen Beleges. Dieser steht dann als neuer/offener Beleg zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Beim Kopieren werden zwei Optionen angeboten.
Checkbox "Zusätzliche Beträge in Position kopieren"
Wenn diese gewählt wird, werden die Beträge der einzelnen Belegzeilen mit kopiert. Ansonsten wird nur der Belegkopf kopiert.
Checkbox "Auf Nachfolgeauftrag buchen, wo möglich"
Die Beträge werden auf einen Nachfolgeauftrag gebucht, sofern möglich.
Export
Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.
Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.
Stornieren
Erstellt einen Storno-Beleg des aktuellen Beleges. Beim stornieren wird eine Option (Kontrollkästchen) Beleg wieder vorlegen angeboten. Wenn diese gewählt wird, erstellt das System nebst dem Storno-Beleg einen neuen/offenen Beleg mit den Daten des ursprünglichen Belegs. Dieser kann dann entsprechend weiter bearbeitet werden. Ansonsten wird nur ein Storno-Beleg erzeugt.
Schließen
Schließt den aktuell geöffneten Beleg.