Einleitung

In dieser Anwendung können alle Eingangsbelege erfasst werden welche der aktuellen Sendung zugeordnet werden sollen. Dies ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung einzelner Belege. Eingangsbelege, welche verschiedenen Sendungen zugeordnet werden sollen, können über das generelle Modul Eingangsbeleg - Rechnungswesen eingegeben werden.

Beschreibung

Wie bei der Ausgangsrechnung stehen auch hier, abhängig vom Status des Eingangsbeleges, verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verfügung. Grundsätzlich wird zwischen folgende zwei Status unterschieden:

• Neue/Offene Belege
  Als neue bzw. offen werden Belege bezeichnet, die schon angelegt wurden (manuell oder als Systembeleg), eventuell auch schon bearbeitet und gespeichert wurden, aber nicht abgeschlossen wurden.

• Abgeschlossene Belege
  Beim Abschließen des Beleges wird der Status von offen auf abgeschlossen gesetzt, eine gültige Belegnummer vergeben und die Daten an die Buchhaltung übergeben. Abgeschlossene Belege können deshalb nicht mehr modifiziert werden, sondern lediglich storniert und neu erstellt werden.

Neue/Offene Belege

Nach einem Mausklick auf den Entsprechenden AktionLink in der Belegübersicht wird der Schnelleingabe-Editor für den Eingangsbeleg geöffnet.

Auftrag

Hier wird automatisch die Sendungsnummer der aktuellen Sendung eingesetzt.

Kreditor

Der Absender (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges.

Belegdatum

In diesem Datumsfeld muss das Datum des zu erfassenden Beleges eingegeben werden.

Währung

Hier kann die Währung des Beleges erfasst werden. Als Standardwert wird die lokale Währung vorgeschlagen. des

Kurs

Umrechnungskurs, mit welchem Beträge von Lokalwährung in Fremdwährung oder umgekehrt umgerechnet werden. Dieser wird z.B. auch für die Jobcosting Einträge benötigt da diese immer in Lokalwährung ausgewiesen werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.

Nettobetrag

Hier wird der total Nettobetrag der Belegzeilen angezeigt.

Steuerbetrag

Zeigt den total berechneten Steuerbetrag an.

Bruttobetrag

Zeigt den Total Bruttobetrag der Belegzeilen.

Belegzeilen

Hier können bis zu 10 Belegzeilen schnell und einfach eingegeben werden.

Typ

Kostenart für welche ein Betrag hinterlegt werden soll. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.

Betrag

Nettobetrag (exkl. Steuer)

Rückstellung

Wenn für den Auftrag und die Kostenart eine Rückstellung existiert, so kann diese der Rechnungszeile zugewiesen werden.

Steuer

Streucode für diese Zeile (Kann aus der Auswahlliste gewählt werden).

Bemerkung

Bemerkung zu dieser Belegzeile.

OK

Speichert die Daten, schließt Schnelleingabe-Editor und öffnet den Eingangsbeleg-Editor

Abbrechen

Schließt den Schnelleingabe-Editor ohne weitere Aktion.

Nach dem speichern der Daten und dem schließen des Schnelleingabe-Editors wird automatisch der Eingangsbeleg-Editor geöffnet.

Speichern

Speichert den aktuelle Beleg.

Export

Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.

Drucken

Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.

Abschließen

Schließt den aktuelle Beleg ab. Wenn die Daten noch nicht gespeichert worden sind, werden diese beim Abschließen automatisch gespeichert.

Löschen

Löscht den aktuelle Beleg. (Nur bei offenen Belegen möglich)

Schließen

Schließt den aktuell geöffneten Beleg

Titelleiste

In der Titelleiste werden folgende Informationen angezeigt:

• Belegtyp (Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift)
• Auftrag (Zeigt die Auftragsnummer für die der Beleg erstellt wurde)
• Steuerbarkeit (Zeigt an, ob der Beleg steuerbar oder steuerfrei ist)

Kreditor

Der Kreditor (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges. Mit der Feldsuchfunktion kann ein anderer Geschäftspartner als Belegabsender gefunden und eingesetzt werden. Über das Kontextmenü bzw. die entsprechenden Funktionstasten kann ein neuer Geschäftspartner erstellt oder der aktuelle Geschäftspartner bearbeitet werden.

Belegnr.

Hier wird die Fremdsystem-Nummer erfasst. Dabei handelt es sich in der Regel um die Belegnummer des Belegabsenders (Rechnungsnummer des Rechnungsstellers.)

Belegdatum

Das Belegdatum des Eingangsbelegs.

Leistungsdatum

Das Datum an welchem die Leistung erbracht worden ist welche im aktuellen Beleg belastet oder gutgeschrieben wird.

Fälligkeitsdatum

Das Datum, zu welchem der Beleg gezahlt werden muss.

Währung

Währungsschlüssel für die Währung in welcher der aktuelle Beleg erstellt worden ist.

Kurs

Umrechnungskurs für den Beleg. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.

Gesamtbetrag

Totalbetrag des Belegs (inkl. Steuer).

Zahlungsart (Überweisung / Bar / Scheck)

Über diesen ActionLink wird ein Popup-Fenster geöffnet in welchem die Zahlungsart (Überweisung, Bar oder Scheck) sowie eine Zahlungsreferenz vermerkt werden kann.

Kreditorenkonto

Zeigt das Kreditorenkonto des ausgewählten Geschäftspartners an welches in den Geschäftspartner Stammdaten erfasst worden ist.

USt.-Id

Zeigt die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des ausgewählten Geschäftspartners an welche in den Geschäftspartner Stammdaten hinterlegt worden ist.

Grundbetrag

In diesen Feldern wird der Grundbetrag (Rechnungsbetrag ohne Steuern) eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet)

Steuerbetrag

Hier wird der Steuerbetrag des Belegs eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet). Daneben wird der Steuersatz angezeigt. Dieser wird aufgrund der Eingabe im Schnelleingabe-Editor in Verbindung mit den Stammdaten (unter Anderem Länder Stammdaten und Kostenarten) ermittelt. Bei Steuerfreien Beträgen wird der Steuersatz 0% angezeigt. Zudem wird daneben auch der so genannte Reason Code (gemäss Steuergesetzgebung) angezeigt aus welchem ersehen werden kann, aus welchem Grund der entsprechende Rechnungsbetrag Steuerfrei ist.

Damit Rechnungsbeträge mit verschiedenen Steuersätzen abgebildet werden können, stehen zur Erfassung bzw. Berechnung der Grund- und Steuerbeträge zwei Zeile zur Verfügung. In der Regel werden hier die Steuerpflichtigen und Steuerfreien Beträge angegeben. Als Zeilenbezeichnung (in diesem Beispiel, Mehrwertsteuer und Steuerfrei) werden die als Name in den Steuerstammdaten der einzelnen Länder definierten Bezeichnungen ausgegeben.

alle Steuern

Wenn der Beleg mehr als zwei verschiedene Steuersätze umfasst, kann mit diesem ActionLink ein Popup-Fenster geöffnet werden in welchem alle Grund- und Steuerbeträge sowie die Steuersätze und ggf. die Reason Codes erfasst oder bearbeitet werden können. Die ersten beiden Zeilen werden im Rechnungseditor angezeigt. Hier können auch neue Zeilen hinzugefügt, bestehende bearbeitet, gelöscht und hoch oder runter verschoben werden.

Nettobetrag/Differenz

Hier wird der Nettobetrag und eine allfällige Differenz angezeigt.

Steuern

Zeigt den berechneten Steuerbetrag an.

Gesamtbetrag

Zeigt die berechnete Endsumme an.

Bemerkungen

Informative Bemerkungen zum aktuellen Beleg.

Positionen

Dient nur zur Information und zur Auswahl einer bestehenden Belegzeile. Die einzelnen Belegzeilen werden mit dem Belegzeilen-Editor hinzugefügt oder bearbeitet).

# (Nummer)

Zeilennummer der Positionszeile.

Auftrag

Auftragsnummer der zugeordneten Sendung.

Monat

Sendungsdatum der zugeordneten (aktuellen) Sendung.

Art

Kostenart der Belegzeile.

Lokalbetrag

Betrag der Belegzeile in Lokalwährung.

Rechnungsbetrag

Betrag der Belegzeile in Belegwährung.

Steuer

Steuercode und ggf. Reason Code der Belegzeile.

Bemerkungen

Bemerkungen zur Belegzeile.

Nettobetrag

Zeigt den aktuellen total Nettobetrag aller erfassten Rechnungszeilen an.

Neu

Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Eingabe einer neuen Belegzeile.

Bearbeiten

Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Bearbeitung der markierten Zeile. Alternativ kann der Belegzeilen-Editor für die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile geöffnet werden.

Löschen

Löscht die ausgewählte Belegzeile.

Hoch

Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach oben.

Runter

Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach unten.

Rückstellungen

Diese Schaltfläche öffnet den Rückstellungs-Editor. Nebst der Möglichkeit, Rückstellungen über den Belegzeilen-Editor aufzulösen, kann dies auch mit dem Rückstellungs-Editor durchgeführt werden. Diese Möglichkeit ist hauptsächlich für die gleichzeitige Auflösung von mehreren Rückstellungen durch einen Rechnungsbetrag konzipiert und wird vorwiegend im Zusammenhang mit der generellen Eingangsrechnungsanwendung verwendet. Weitere, detaillierte Informationen zum Rückstellungs-Editor stehen hier zur Verfügung.

Auftrag öffnen

Öffnet den zugehörige Auftrag bzw. die Sendung.

Belegzeilen-Editor

Im Belegzeilen Editor stehen folgende Felder zur Verfügung.

Auftrag

Hier wird die Auftrags- bzw. Sendungsnummer der Sendung eingegeben für welche die Belegzeile erfasst werden soll.

Umsätze in EUR

In dieser Tabelle werden Typ (Belegtyp), Code (Kostenart), Erlös und Aufwand für die aktuelle Sendung angezeigt. Am unteren Rand der Tabelle werden auch die entsprechenden Totalbeträge angezeigt.

Profit

Zeigt den derzeit berechneten Profit der Sendung.

Auflösen

Mit einem Klick auf diesen ActionLink können die, in der Tabelle Umsätze in EUR markierten Kostenrückstellung, durch den Betrag der aktuellen Belegzeile aufgelöst werden.

Kostenart

Kostenart für die Belegzeile. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.

Betrag

Rechnungs- bzw. Gutschriftsbetrag für die aktuelle Belegzeile. (Der Betrag kann auch in einer anderen Währung als der festgelegten Belegwährung eingegeben werden).

Kurs

Umrechnungskurs für den Betrag. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.

Gesamtbetrag

Gesamtbetrag in Belegwährung.

Steuer

Steuercode für die Belegzeile.

Reason-Code

Zeigt ggf. den Grund dafür an, warum ein Betrag Steuerfrei ist. Bei Steuerpflichtigen Zeilen wird kein Reason-Code angezeigt.

Bemerkung

Bemerkung zu dieser Belegzeile.

Abgeschlossene Belege

Bei einem abgeschlossenen Beleg stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Kopieren

Erstellt eine Kopie des aktuellen Beleges. Dieser steht dann als neuer/offener Beleg zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Beim Kopieren werden zwei Optionen angeboten.

Checkbox "Zusätzliche Beträge in Position kopieren"

 Wenn diese gewählt wird, werden die Beträge der einzelnen Belegzeilen mit kopiert. Ansonsten wird nur der Belegkopf kopiert.

Checkbox "Auf Nachfolgeauftrag buchen, wo möglich"

Die Beträge werden auf einen Nachfolgeauftrag gebucht, sofern möglich.

Export

Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.

Drucken

Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.

Stornieren

Erstellt einen Storno-Beleg des aktuellen Beleges. Beim stornieren wird eine Option (Kontrollkästchen) Beleg wieder vorlegen angeboten. Wenn diese gewählt wird, erstellt das System nebst dem Storno-Beleg einen neuen/offenen Beleg mit den Daten des ursprünglichen Belegs. Dieser kann dann entsprechend weiter bearbeitet werden. Ansonsten wird nur ein Storno-Beleg erzeugt.

Schließen

Schließt den aktuell geöffneten Beleg.