In dieser Anwendung können alle Eingangsbelege erfasst werden welche der aktuellen Sendung zugeordnet werden sollen. Dies ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung einzelner Belege. Eingangsbelege, welche verschiedenen Sendungen zugeordnet werden sollen, können über das generelle Modul Eingangsbeleg - Rechnungswesen eingegeben werden.
Wie bei der Ausgangsrechnung stehen auch hier, abhängig vom Status des Eingangsbeleges, verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verfügung. Grundsätzlich wird zwischen folgende zwei Status unterschieden:
Nach einem Mausklick auf den Entsprechenden AktionLink in der Belegübersicht wird der Schnelleingabe-Editor für den Eingangsbeleg geöffnet.
Hier wird automatisch die Sendungsnummer der aktuellen Sendung eingesetzt.
Der Absender (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges.
In diesem Datumsfeld muss das Datum des zu erfassenden Beleges eingegeben werden.
Hier kann die Währung des Beleges erfasst werden. Als Standardwert wird die lokale Währung vorgeschlagen. des
Umrechnungskurs, mit welchem Beträge von Lokalwährung in Fremdwährung oder umgekehrt umgerechnet werden. Dieser wird z.B. auch für die Jobcosting Einträge benötigt da diese immer in Lokalwährung ausgewiesen werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Hier wird der total Nettobetrag der Belegzeilen angezeigt.
Zeigt den total berechneten Steuerbetrag an.
Zeigt den Total Bruttobetrag der Belegzeilen.
Hier können bis zu 10 Belegzeilen schnell und einfach eingegeben werden.
Kostenart für welche ein Betrag hinterlegt werden soll. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.
Nettobetrag (exkl. Steuer)
Wenn für den Auftrag und die Kostenart eine Rückstellung existiert, so kann diese der Rechnungszeile zugewiesen werden.
Streucode für diese Zeile (Kann aus der Auswahlliste gewählt werden).
Bemerkung zu dieser Belegzeile.
Speichert die Daten, schließt Schnelleingabe-Editor und öffnet den Eingangsbeleg-Editor
Schließt den Schnelleingabe-Editor ohne weitere Aktion.
Nach dem speichern der Daten und dem schließen des Schnelleingabe-Editors wird automatisch der Eingangsbeleg-Editor geöffnet.
Speichert den aktuelle Beleg.
Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.
Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.
Schließt den aktuelle Beleg ab. Wenn die Daten noch nicht gespeichert worden sind, werden diese beim Abschließen automatisch gespeichert.
Löscht den aktuelle Beleg. (Nur bei offenen Belegen möglich)
Schließt den aktuell geöffneten Beleg
In der Titelleiste werden folgende Informationen angezeigt:
Der Kreditor (Rechnungssteller) des Eingangsbeleges. Mit der Feldsuchfunktion kann ein anderer Geschäftspartner als Belegabsender gefunden und eingesetzt werden. Über das Kontextmenü bzw. die entsprechenden Funktionstasten kann ein neuer Geschäftspartner erstellt oder der aktuelle Geschäftspartner bearbeitet werden.
Hier wird die Fremdsystem-Nummer erfasst. Dabei handelt es sich in der Regel um die Belegnummer des Belegabsenders (Rechnungsnummer des Rechnungsstellers.)
Das Belegdatum des Eingangsbelegs.
Das Datum an welchem die Leistung erbracht worden ist welche im aktuellen Beleg belastet oder gutgeschrieben wird.
Das Datum, zu welchem der Beleg gezahlt werden muss.
Währungsschlüssel für die Währung in welcher der aktuelle Beleg erstellt worden ist.
Umrechnungskurs für den Beleg. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Totalbetrag des Belegs (inkl. Steuer).
Über diesen ActionLink wird ein Popup-Fenster geöffnet in welchem die Zahlungsart (Überweisung, Bar oder Scheck) sowie eine Zahlungsreferenz vermerkt werden kann.
Zeigt das Kreditorenkonto des ausgewählten Geschäftspartners an welches in den Geschäftspartner Stammdaten erfasst worden ist.
Zeigt die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des ausgewählten Geschäftspartners an welche in den Geschäftspartner Stammdaten hinterlegt worden ist.
In diesen Feldern wird der Grundbetrag (Rechnungsbetrag ohne Steuern) eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet)
Hier wird der Steuerbetrag des Belegs eingegeben (Falls nicht schon automatisch berechnet). Daneben wird der Steuersatz angezeigt. Dieser wird aufgrund der Eingabe im Schnelleingabe-Editor in Verbindung mit den Stammdaten (unter Anderem Länder Stammdaten und Kostenarten) ermittelt. Bei Steuerfreien Beträgen wird der Steuersatz 0% angezeigt. Zudem wird daneben auch der so genannte Reason Code (gemäss Steuergesetzgebung) angezeigt aus welchem ersehen werden kann, aus welchem Grund der entsprechende Rechnungsbetrag Steuerfrei ist.
Reason Code | Beschreibung |
|---|---|
TR | Export/Import |
DT | Zölle |
3C | Drittland |
OS | Offshore |
IN | Intern |
Damit Rechnungsbeträge mit verschiedenen Steuersätzen abgebildet werden können, stehen zur Erfassung bzw. Berechnung der Grund- und Steuerbeträge zwei Zeile zur Verfügung. In der Regel werden hier die Steuerpflichtigen und Steuerfreien Beträge angegeben. Als Zeilenbezeichnung (in diesem Beispiel, Mehrwertsteuer und Steuerfrei) werden die als Name in den Steuerstammdaten der einzelnen Länder definierten Bezeichnungen ausgegeben.
Wenn der Beleg mehr als zwei verschiedene Steuersätze umfasst, kann mit diesem ActionLink ein Popup-Fenster geöffnet werden in welchem alle Grund- und Steuerbeträge sowie die Steuersätze und ggf. die Reason Codes erfasst oder bearbeitet werden können. Die ersten beiden Zeilen werden im Rechnungseditor angezeigt. Hier können auch neue Zeilen hinzugefügt, bestehende bearbeitet, gelöscht und hoch oder runter verschoben werden.
Hier wird der Nettobetrag und eine allfällige Differenz angezeigt.
Zeigt den berechneten Steuerbetrag an.
Zeigt die berechnete Endsumme an.
Informative Bemerkungen zum aktuellen Beleg.
Dient nur zur Information und zur Auswahl einer bestehenden Belegzeile. Die einzelnen Belegzeilen werden mit dem Belegzeilen-Editor hinzugefügt oder bearbeitet).
Zeilennummer der Positionszeile.
Auftragsnummer der zugeordneten Sendung.
Sendungsdatum der zugeordneten (aktuellen) Sendung.
Wenn sich mehrere oder alle Rechnungszeilen auf den gleichen Auftrag beziehen, wird die Auftragsnummer und das Auftragsdatum nur in der ersten Zeile angezeigt.
Kostenart der Belegzeile.
Betrag der Belegzeile in Lokalwährung.
Betrag der Belegzeile in Belegwährung.
Steuercode und ggf. Reason Code der Belegzeile.
Bemerkungen zur Belegzeile.
Zeigt den aktuellen total Nettobetrag aller erfassten Rechnungszeilen an.
Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Eingabe einer neuen Belegzeile.
Öffnet den Belegzeilen-Editor und ermöglicht die Bearbeitung der markierten Zeile. Alternativ kann der Belegzeilen-Editor für die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile geöffnet werden.
Löscht die ausgewählte Belegzeile.
Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach oben.
Schiebt die markierte Belegzeile eine Position nach unten.
Diese Schaltfläche öffnet den Rückstellungs-Editor. Nebst der Möglichkeit, Rückstellungen über den Belegzeilen-Editor aufzulösen, kann dies auch mit dem Rückstellungs-Editor durchgeführt werden. Diese Möglichkeit ist hauptsächlich für die gleichzeitige Auflösung von mehreren Rückstellungen durch einen Rechnungsbetrag konzipiert und wird vorwiegend im Zusammenhang mit der generellen Eingangsrechnungsanwendung verwendet. Weitere, detaillierte Informationen zum Rückstellungs-Editor stehen hier zur Verfügung.
Die Schaltflächen Neu, Bearbeiten, Löschen und Rückstellungen werden erst aktiviert, wenn der Beleg erstmals gespeichert worden ist.
Öffnet den zugehörige Auftrag bzw. die Sendung.
Tipp
Mit der Tastenkombination Strg + I bzw. Ctrl + I können folgende Rechnungsinformationen angezeigt werden:
Im Belegzeilen Editor stehen folgende Felder zur Verfügung.
Hier wird die Auftrags- bzw. Sendungsnummer der Sendung eingegeben für welche die Belegzeile erfasst werden soll.
In dieser Tabelle werden Typ (Belegtyp), Code (Kostenart), Erlös und Aufwand für die aktuelle Sendung angezeigt. Am unteren Rand der Tabelle werden auch die entsprechenden Totalbeträge angezeigt.
Zeigt den derzeit berechneten Profit der Sendung.
Mit einem Klick auf diesen ActionLink können die, in der Tabelle Umsätze in EUR markierten Kostenrückstellung, durch den Betrag der aktuellen Belegzeile aufgelöst werden.
Kostenart für die Belegzeile. Der entsprechende Code kann über die Feldsuche gefunden und eingesetzt werden.
Rechnungs- bzw. Gutschriftsbetrag für die aktuelle Belegzeile. (Der Betrag kann auch in einer anderen Währung als der festgelegten Belegwährung eingegeben werden).
Umrechnungskurs für den Betrag. Der Kurs wird aus den entsprechenden Stammdaten übernommen, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Lokalwährung als aktuelle Währung eingesetzt worden ist, kann das Kurs-Feld nicht modifiziert werden da der Umrechnungskurs in jedem Fall 1,0000000 beträgt.
Gesamtbetrag in Belegwährung.
Steuercode für die Belegzeile.
Zeigt ggf. den Grund dafür an, warum ein Betrag Steuerfrei ist. Bei Steuerpflichtigen Zeilen wird kein Reason-Code angezeigt.
Bemerkung zu dieser Belegzeile.
Bei einem abgeschlossenen Beleg stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
Erstellt eine Kopie des aktuellen Beleges. Dieser steht dann als neuer/offener Beleg zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Beim Kopieren werden zwei Optionen angeboten.
Wenn diese gewählt wird, werden die Beträge der einzelnen Belegzeilen mit kopiert. Ansonsten wird nur der Belegkopf kopiert.
Die Beträge werden auf einen Nachfolgeauftrag gebucht, sofern möglich.
Exportiert die erfassten Angaben des Beleges in ein Excel-File.
Druckt den Beleg als PDF und legt diesen Zusätzlich als Datei im Reiter "Dokumente" ab.
Erstellt einen Storno-Beleg des aktuellen Beleges. Beim stornieren wird eine Option (Kontrollkästchen) Beleg wieder vorlegen angeboten. Wenn diese gewählt wird, erstellt das System nebst dem Storno-Beleg einen neuen/offenen Beleg mit den Daten des ursprünglichen Belegs. Dieser kann dann entsprechend weiter bearbeitet werden. Ansonsten wird nur ein Storno-Beleg erzeugt.
Schließt den aktuell geöffneten Beleg.