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Einleitung

Um Dritte (z. B. Geschäftspartner, Agenten, Kunden und Mitarbeiter) mit Informationen zu Ihren Luft- und Seefracht-Sendungen zu versorgen, kann Scope Connect von Riege genutzt werden. Dort kann man Sendungen verfolgen, Statusevents einsehen oder einpflegen und im Web Buchungen vornehmen, welche in Scope sofort verfügbar sind. Der Vorteil hier ist, dass man sich auf der gleichen Datenbank, wie das betreffende Scope System bewegt und somit Sendungsbewegungen und Sendungsänderungen sofort und unmittelbar sichtbar sind.

Mit einem entsprechenden Login auf Scope Connect können so Dritte, die keinen Zugriff auf Ihr Scope System haben, per Web-Browser, die sie betreffenden aktuellen Sendungsdaten und Statusevents ihrer Sendungen ohne Umweg - in Echtzeit - abrufen. Darüber hinaus können - je nach Zugriffsrechten - von diesen Dritten Statusevents zu Sendungen hinzugefügt werden. Über den Login und die damit verbundenen Rechte ist dabei sichergestellt, dass Dritte nur Zugriff auf die Informationen erhalten, für die sie vorher durch Sie freigeschaltet wurden.

Des Weiteren bietet Scope Connect die Option an, eine Buchung online via Web-Browser vorzunehmen, die sofort automatisch in das Scope System einfließt und von dem Scope-Benutzer nach Bestätigung zu einer Sendung verarbeitet werden kann. Die Nutzung dieser erweiterten Möglichkeit ist ebenfalls über Zugriffsrechte gesteuert.

Beschreibung

Login

Tracking

Selektion

Nach erfolgreichem Login, hat der Benutzer diverse Möglichkeiten zur Selektion, um die Datensuche einzugrenzen:

In der oberen Aktionsleiste hat der Benutzer die Möglichkeit, Suchkriterien einzugeben, einen Zeitrahmen (Standard 4 Monate) vorzugeben und, wenn erlaubt, eine Buchung zu erfassen oder sich die Sendungen über den Sendungsmonitor anzeigen zu lassen.

Ein Datumsbereich ist für die Sendungssuche in Webtracking verfügbar. Standard ist von: (heute -3 Monate) bis: (heute +1 Monat)

Der Datumsbereich kann bei Bedarf angepasst werden. Der Datumsbereich gilt auch für Buchungen (Buchungen, nicht konvertiert zu Sendungen und älter als 3 Monate werden nicht berücksichtigt). Der Datumsbereich bezieht sich auf das Leistungsdatum.

Folgende Suchkriterien stehen zur Auswahl:

SelektionstitelBeschreibung
SendungsnummerSendungsnummer
BuchungsnummerBuchungsnummer
From country or LocationEingabe des UNLocodes bzw. Ländereingabe des Departures z.B. USLAX oder HKG
To country or LocationEingabe des UNLocodes bzw. Ländereingabe der Destination z.B. USLAX oder HKG
ShipperName des Versenders
ConsigneeName des Empfängers
HAWB / BL-NumberEingabe des entsprechenden HAWBs (Luftfracht) oder BL-Nummer (Seefracht)
MAWB / MBL-NumberEingabe des entsprechenden IATA AWBs (Luftfracht) oder Master BL-Nummer (Seefracht)

Das Ergebnis der Suche kann zusätzlich noch sortiert werden. Als gewünschter Sortierbegriff kann jeder Begriff in der Überschrift gewählt werden. Mit Anklicken der Spaltenbeschreibung werden die Daten automatisch aufsteigend/absteigend sortiert.

Übersicht über die Buchungen

Folgende Spalten werden angezeigt:

SpaltennameBeschreibung
BuchungsnummerLuft-/Seefracht
VersenderVersender
EmpfängerEmpfänger
KolliAnzahl der Kolli
Gewichttatsächliches Gewicht in kg
AuftragsdatumAuftragsdatum

Mit Anklicken der Spaltenbeschreibung werden die Daten automatisch aufsteigend/absteigend sortiert.

Mit Klick auf einen Datensatz werden die entsprechenden Sendungsdetails und Events angezeigt.

Des Weiteren hat man die Option, die angezeigten Datensätze zu extrahieren und als CSV-Datei (für die Importierung z.B. in MS Excel) abzuspeichern.

Übersicht über die Sendungsdaten

Folgende Spalten werden angezeigt:

SpaltennameBeschreibung
Meine Referenz
Sendungsnummer der Luft-/Seefracht-Sendung
From (DEP)
Abgangs(flug)hafen
To (DES)
Ziel(flug)hafen
VersenderVersender
EmpfängerEmpfänger
KolliAnzahl der Kolli
Gewichttatsächliches Gewicht in kg
Haus Dokument Nr
Haus Dokument-Nr.: HAWB-Nummer (Luftfracht) oder BL-Nummer (Seefracht)
Transport Dokument NrTransport Dokument-Nr.: Master AWBs (Luftfracht) oder Master BL-Nummer (Seefracht)
Leistungsdatum Leistungsdatum

Mit Anklicken der Spaltenbeschreibung werden die Daten automatisch aufsteigend/absteigend sortiert.

Mit Doppelklick auf einen Datensatz werden die entsprechenden Sendungsdetails und Events angezeigt.

Des Weiteren hat man die Option, die angezeigten Datensätze zu extrahieren und als CSV-Datei (für die Importierung z.B. in MsExcel) abzuspeichern.

+Filter ermöglicht die Filterung der angezeigten Sendungen. In der erscheinenden Fenster, können die Parameter zur Filterung gesetzt werden. Je nach Auswahl ändert sich die Kriterien, welche zur Auswahl stehen.

Filter Typ
  1. Kriterium
2. Kritrerium
TransportartAir/ Sea/ Road/ Rail./.
Abgangsort3-Letter Code./.
Ankunftsort3-Letter Code./.
ETD/ETSAfterBefore
ATD/ATSAfterBefore
ETAAfterBefore
ATAAfterBefore

OK Die Anzeige wird entsprechend der Filterung angepasst und angezeigt.

Abbrechen Die Aktion wird abgebrochen und es werden alle verfügbaren Sendungen angezeigt.

Es können mehrere Filterkriterien nach einander erfasst werden. Um die Filterung aufzuheben oder bei Mehrfachauswahl ein Kriterium zu entfernen, ist das "X", welches neben dem Filtertyp steht zu drücken. Die Anzeige der Sendungsübersicht wird dann automatisch angepasst. Sind alle Filter entfernt worden, werden dem Benutzer alle Sendungen angezeigt.

Übersicht der Sendungsdetails und Meilensteine

Nach Doppelklick auf einem Datensatz werden die Sendungsdetails, Events, Dokumente und Notizen, wie folgt, angezeigt:

Je nach Berechtigung kann der Benutzer Meilensteine erledigen und Dokumente hinzufügen.

Manuelle Erledigung eines Meilensteins

Um einen Meilenstein aus dem Riege T&T Web-Portal zu erledigen, muss der Benutzer die Aktion Meilenstein erledigen auswählen. Dies Aktion kann nur erfolgen, wenn für die Sendung ein entsprechendes Template im Trackingplan hinterlegt ist und dieser noch nicht erledigt wurde.

Folgender Popup ermöglicht dann die Erledigung eines Meilensteins:

Es steht ein Feld zur Erfassung eines Kommentar zur Verfügung, sowie ein Feld zur Erfassung des Zeitpunktes der Erledigung. Der Zeitpunkt kann manuell gesetzt werden, oder durch drücken des Kalenderbuttons "" ausgewählt werden.

Verstecken Die Eingaben für den Event werden nicht in der Ereignisübersicht angezeigt.

Dokumente hinzufügen Dazu können passende Dokumente hochgeladen und hinzugefügt werden.

Neue Buchung

Kundenbuchungen können direkt über das Web in Scope vorgenommen werden. Es können Luftfracht- und Seefrachtbuchungen erfasst werden. Bereits vorhandene Buchungen können als Vorlage verwendet werden.

Versender und Empfänger (Seite 1)

Auf der 1. Seite werden die Angaben für Versender und Empfänger eingegeben.

Versender

Hier wird zunächst der Versender eingetragen. Dazu kann eine Referenz erfasst werden.

Es folgen Eingaben zu Abgangsort, Auftraggeber und ggf. MRN's (MRN).

Abgangsort

Hier wird der Abgangsort eingetragen.

Auftraggeber

Hier wird die Adresse des Auftraggebers eingetragen. Über den Aktionlink "Wie Versender", wird die Adresse automatisch vom zuvor erfassten Versender gezogen.

Zoll-Referenzen

Hier können Zollreferenzen eingegeben werden.

Empfänger

Auf der rechten Bildschirmhälfte wird der Empfänger eingetragen. Der Empfänger kann aus einem Drop-Down Menü ausgewählt werden oder als Einmaladresse erfasst werden. Hierzu müssen der Name, das Land, die Strasse, die PLZ und die Stadt manuell erfasst werden. Zusätzlich kann eine Referenz erfasst werden.

Es folgen Angaben zu Ankunftsort, Notify und Kommentar.

Ankunftsort

Hier wird der Ankunftsort eingetragen.

Notify

Hier kann frei die Adresse eines Notify eingetragen werden.

Kommentar

Hier kann frei ein Kommentar eingegeben werden.

Werden Pflichtfelder nicht eingegeben, erscheint eine entsprechende Meldung.

Zeiten und Vereinbarungen (Seite 2)

Auf der zweiten Seite können Zeiten und Vereinbarungen erfasst werden.

Daten

Hier kann ein erwartetes Sendungsdatum und ein spätestes Lieferdatum  eingetragen werden. Eine Kalenderfunktion steht zur Verfügung.

Transportmittel

Im Feld Transportmittel kann man zwischen Air und Sea entscheiden.

Abholung

Wird eine Abholung erwünscht, kann man dies entsprechend markieren und eine Abholzeit vereinbaren. Hier steht ein Kalender mit Uhrzeit zur Eingabehilfe zur Verfügung.

Frankatur

Bei den Incoterms werden Vorschläge zur Auswahl in einem Dropdown-Menü angezeigt.

Angeboten werden:

INCOTERMBeschreibung
EXWEx Works
FCAFree Carrier
FASFree Alongside Ship
FOBFree On Board
CFRCost and Freight
CIFCost, Insurance and Freight
CPTCarriage Paid To
CIPCarriage and Insurance Paid To
DAFDelivered At Frontier
DESDelivered Ex Ship
DEQDelivered Ex Quay
DDUDelivered Duty Unpaid
DDPDelivered DUTY Paid
DAPDelivered at Place
DATDelivered at Terminal

Zusätzlich kann der Incoterms Ort angegeben werden.

Sind alle Eingaben in Ordnung und grün, geht man zur nächsten Seite.

Ladung (Seite 3)

Auf Seite 3 werden Angaben zur Ladung eingegeben.

Es gibt eine vereinfachte Packstückliste und eine detaillierte Packstückliste.

Vereinfachte Packstückliste

Stückzahl

Hier wird die Stückzahl/Kolli eingegeben.

Gesamtgewicht

Hier wird das Gesamtgewicht eingegeben.

Gesamtvolumen

Hier wird das Gesamtvolumen eingegeben.

Warenbeschreibung

Zusammenfassung des Sendungsinhalts ("nature of goods").

Wenn es sich um Gefahrgut handelt, muss man DGR-Gefahrgut anklicken und kennzeichnen.

Detaillierte Packstückliste

Stückzahl

Hier wird die Stückzahl/Kolli eingegeben.

Typ

Hier wird die Verpackungseinheit eingegeben.

Angeboten werden:

Typ

Beschreibung

BA

Barrel

BG

Tüte/Tüten

BX

Box

CT

Karton

PK

Package

PX

Pallet

DR

Drums

Warenbeschreibung

Zusammenfassung des Sendungsinhalts ("nature of goods"). Dazu kann angegeben werden, ob die Ware stapelbar ist.

Länge, Breite, Höhe

Erfassung der Abmessungen der Packstücke. In der folgenden Version wird die Erfassung auf Länge, Breite, Höhe angepasst.

Volumen

Hier wird das Volumen anhand der zuvor erfassten Abmessungen für ein Kolli errechnet.

Gesamtvolumen

Hier wird das Gesamtvolumen aus dem Volumen und der erfassten Stückzahl ermittelt.

Gewicht

Hier wird das Einzelgewicht je Kolli eingegeben.

Gesamtgewicht

Das Gesamtgewicht wird automatisch anhand des Gewichtes und der Stückzahl errechnet.

DGR (Gefahrgut)

Wenn es sich um Gefahrgut handelt, muss man DGR-Gefahrgut anklicken und kennzeichnen.

Hinzufügen

Durch klicken auf Hinzufügen, werden die erfassten Details in die Packstückliste übernommen.

Dokumente (Seite 4)

Im vorletzten Schritt werden die übertragenen Dokumente inkl. Dokumententyp angezeigt und es können bei Bedarf weitere Dokumente hinzugefügt werden.

Übersicht und Buchen (Seite 5)

Im letzten Schritt werden alle eingegebenen Daten zur Prüfung angezeigt und wenn alle Angaben richtig sind, durch Drücken des Knopfs "Buchen" die Buchung in Scope erzeugt.

Um die Buchung zu bestätigen ist der Button "Buchen" zu drücken. Die Buchung wird übermittelt und die erfassten Daten werden noch einmal als Detailansicht inkl. Sendungsnummer angezeigt.

Ebenso erscheint die neue Buchung direkt in der Gesamtübersicht der Buchungen:

Sendungsmonitor

Sendungsmonitor ist eine Übersicht an Aufgaben, die der Prozessteilnehmer als Verantwortlicher von bestimmten Meilensteinen in einem vordefinierten Zeitrahmen zu erfüllen hat.
So können z.B. Fuhrunternehmer (oder z.B. Lagerhalter) sehen, welche Abholungen und Transporte noch und wann zu erledigen sind.

Sobald die Meilensteinen in Scope Connect mit Zeitstempel (Zeitpunkt) und Bemerkung (Kommentar) als erledigt markiert wurden, werden diese in Scope entsprechend evaluiert, ob die Erfüllung auch im entsprechenden Zeitrahmen erfolgt ist und ob ggf.. die Abfolge der Prozesskette durch eine Verzögerung gefährdet ist.

Filter

Zeitzonen Format

Die Übersicht der angezeigten Sendungen kann anhand verschiedener Zeitzonen sortiert werden, um eine bessere Übersicht für die einzelnen Beteiligten zu ermöglichen. Es stehen derzeit drei Zeitzonen zur Verfügung.

ZeitzoneBeschreibung
UTCUniversal Time Coordinated
_LocalLocale Zeit für den zu erledigen
LocalLokale Zeit des Benutzers

Typ

Auswahl des jeweiligen Status des Meilensteins. Wenn keine Auswahl getroffen ist, werden alle Meilensteine in der Übersicht angezeigt. Es stehen folgende Typen zur Selektion zur Auswahl.

Typ
Offen
Fällig
Kritisch
Plan überschritten
Bestätigung erforderlich
Fehlgeschlagene Aktionen
Beliebig

Nach Auswahl, werden nur die Sendungen mit dem entsprechendem Status angezeigt.

Durch Klick auf die Sendungsnummer, öffnet sich das Sendungsfenster zur Erfassung/ Erledigung des Meilensteins.

Auf der linken Seite stehen die sendsungsspezifischen Informationen wie z.B. Versender, Empfänger, Ladungs-Info und Warenbezeichnung. Auf der rechten Seite können die Meilensteine erledigt werden oder Dokumente hinzugefügt werden.

Hauptlauf

Übersicht über den Hauptlauf der Sendung.

Meilensteine

Übersicht der Meilensteine die noch zu bearbeiten/ erledigen sind bzw. Info über die Erledigung nach erfolgreicher Bearbeitung. Um einen Meilenstein zu erledigen, muss der entsprechende Meilenstein in der Übersicht angeklickt werden und die Schaltfläche "Meilenstein erledigen" gedrückt werden.

Kommentar

In dem erscheinenden Kommentarfenster kann ein Kommentar zur Erledigung des Meilenstein erfasst werden.

Zeitpunkt

Auswahl des Zeitpunkts an dem der Meilenstein erledigt wurde. Die Erfassung kann entweder manuell oder per Kalendervorschau erfolgen.

Verstecken

Schließt die Erfassung der Erledigung ohne Aktion und der Meilenstein kann zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Erledigung geöffnet werden.

Meilenstein erledigen

Setzt den Status des Meilensteins auf Erledigt. Die Sendung ist im Sendungsmonitor nicht mehr aufgeführt.

Dokumente

Es können bei der Erledigung von Meilensteine weitere Dokumente per Klick auf "Dokument hinzufügen" hochgeladen werden.

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