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  • CRM - Besuchsbericht
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Einleitung

In diesem Modul können Besuchsberichte neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden. Die Besuchsberichte dienen dazu, Absprachen festzuhalten und können jederzeit in Scope aufgerufen werden.

Beschreibung

Übersichtsbereich

In der Übersicht, werden alle aktuellen Besuchsberichte angezeigt und können mit einem Doppelklick auf den gewünschten Besuchsbericht oder über die entsprechende Schaltfläche im Hauptmenü geöffnet werden.

Neu

Über dieses Menü kann ein neuer Besuchsbericht erfasst werden.

Bearbeiten

Öffnet den markierten Besuchsbericht.

Löschen

Löscht den markierten Besuchsbericht.

Aktualisieren

Aktualisiert die Anzeige der Übersicht.

Besuchsberichte

Priorität

Über das Drop-Down-Menü Priorität kann ausgewählt werden, welche Besuchsberichte angezeigt werden.

  • Alle
  • Niedrig
  • Normal
  • Hoch

Checkbox "gelöschte Anzeigen"

Wir die Checkbox aktiviert, werden zusätzlich alle gelöschten Besuchsberichte mit in der Übersicht angezeigt.

Datumsbereich von / bis

Hier können die angezeigten Besuchsberichte durch Eingabe eines bestimmten Datumsbereiches eingegrenzt werden.

Schlüsselwort eingeben

Durch Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe werden die angezeigten Sendungen entsprechend gefiltert (Volltextsuche).

Allgemein

Im Reiter "Allgemein" werden die Daten für den Besuchsbericht erfasst.

Speichern

Speichert die erfassten Daten ab und vergibt eine Nummer für den Besuchsbericht.

Drucken

Druckt den Besuchsbericht und legt diesen im Reiter Dokumente als PDF.-Datei ab.

Änderungen anzeigen

Zeigt an, wann und von welchem Benutzer der Besuchsbericht geändert wurde.

Schließen

Schließt das Fenster ohne die Änderungen zu speichern.

Partner

Der gewünschte Geschäftspartner kann mit der Feldsuchfunktion gefunden werden. Über das Geschäftspartner Kontextmenü kann unter Anderem auch ein neuer Partner angelegt oder der ausgewählte Partner editiert werden. 

Kostenstelle

Auswahl der Kostenstelle auf die sich der Besuchsbericht bezieht. Die Kostenstelle kann unter Finanzen erstellt werden, sofern diese noch nicht vorhanden ist.

Verkäufer

Auswahl des Verkäufers. Verkäufer können unter Stammdaten gepflegt werden.

Datum

Datum des Besuches oder Meetings.

Priorität

Auswahl der Priorität mittels Drop-Down-Menü.

  • niedrig
  • normal
  • hoch
Labels

Es ist möglich einen zusätzliche Suchbegriff für den Besuchsbericht zu erfassen. Labels dienen dazu, Informationen schneller zu finden.

Inhalt

In diesem Feld kann der Besuchsbericht schriftlich fixiert werden. Der Text wird sowohl in den Dokumenten als auch in den Ausgangs-E-Mails angezeigt.

Dokumente

Einleitung

In den meisten Anwendungen gibt es den Reiter Dokumente. In diesem Reiter werden alle Dokumente angezeigt, welche für die aktuelle Sendung, den geöffneten Partner, den aktiven Beleg etc. erstellt und/oder gedruckt worden sind. Dokumente können hier auch geöffnet, erneut gedruckt, gelöscht, wiederhergestellt oder heruntergeladen werden. Zudem können auch Dokumente vom lokalen Rechner hochgeladen werden.

Beschreibung

Dokument hochladen...

Öffnet ein Datei-Dialogfenster mit welchem eine externe Datei (z.B. PDF-Datei, Excel-Liste) zur aktuellen Sendung hinzugefügt werden kann. Alternativ kann die gewünschte Datei auch durch Klicken und Ziehen (drag & drop) aus z.B dem Windows Explorer in den entsprechenden Dokument-Reiter hochgeladen werden.

                 

Art des Dokuments

Das Dokument kann per Drop-Down-Menü spezifiziert werden. Die Spezifikation wird in der Dokumentenansicht angezeigt. Wird keine Spezifikation gewählt, wird in der Übersicht der Dateityp angezeigt.
Es stehen folgende Spezifikationen zur Auswahl:

  • Handelsrechnung
  • Packliste
  • Auslieferungsnachweis
  • Ursprungszertifikat
  • Zertifikat
  • Bild
  • Eingangsbeleg

gelöschte anzeigen

Durch die Aktivierung dieses Kontrollkästchens werden auch gelöschte Dokumente in der Dokumentenübersicht angezeigt. (Siehe auch Ausgewählte Dokumente löschen / wiederherstellen)

Aktualisieren

Aktualisiert die Dokumentenübersicht.

Dokumentenübersicht

In diesem Bereich werden alle Dokumente mit Dokumentname und Typ sowie Erstellungsdatum und -zeit angezeigt. Alle erstellten Dokumente, auch ältere Versionen eines Dokumentes, werden gespeichert. Standardmäßig wird nur die aktuelle Version eines Dokuments angezeigt. Durch einen Mausklick auf das entsprechende Symbol können die vorhergehenden Versionen ein- bzw. ausgeblendet werden. Gelöschte Dokumente werden durchgestrichen dargestellt. (Siehe auch Ausgewählte Dokumente löschen / wiederherstellen).

Kontextmenü

Drücken Sie die rechte Maustaste um das Kontextmenü für die folgenden Aktionen aufzurufen.

Öffnen

Öffnet die in der Dokumentenübersicht ausgewählten Dokumente. Alternativ kann ein Dokument auch mit einem Doppelklick auf den gewünschten Übersichtseintrag geöffnet werden.

Speichern

Speichert die ausgewählten Dokumente in das gewünschte Verzeichnis des lokalen PCs.

Noch einmal drucken

Öffnet ein Popup-Fenster, in welchem die ausgewählten Dokumente noch einmal gedruckt werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dokumente auf einen anderen Drucker-Pool (z.B. einer anderen Niederlassung) zu leiten und dort auszudrucken.

Lokal drucken

Druckt das Dokument auf dem vordefinierten Standarddrucker aus.

im Drucker-Pool drucken

Ermöglicht die Auswahl eines Drucker-Pool aus der entsprechenden Liste.

Drucker-Pools (Liste)

Hier kann der gewünschte Drucker-Pool (z.B. einer anderen Niederlassung) ausgewählt werden. Bei einer Auswahl wird die Option im Drucker-Pool drucken automatisch aktiviert.

Drucken

Druckt das Dokument auf dem gewählten Drucker aus.

Abbrechen

Schließt das Popup-Fenster ohne weitere Aktion.

Dokumente Zusammenführen

Es können zwei oder mehrere Dokumente (nur PDF Format) zusammen geführt werden. Wählen Sie die zusammen zuführenden Dokumente mit "Strg+und linker Maustaste" aus. Die Dokumente werden blau hinterlegt.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Angaben über das neue Dokument machen können:

Dateiname

Vergeben Sie den Namen für das neue Dokument

Beschreibung

Hier können Sie eine Beschreibung für das Dokument vergeben. z.B. Dokumente für die Zollabfertigung

Dokumente

Hier werden noch einmal die Dokumente die Sie zuvor ausgewählt haben aufgeführt.

Nach oben

Das markierte Dokumente rutscht eine Position nach oben

Nach unten

Das markierte Dokument rutscht eine Position nach unten

Zusammenführen

Führt die Dokumente zu einem neuen Dokument zusammen. Die alten Dokumente bleiben weiterhin im Dokumentreiter erhalten

Löschen

Mit der Aktion Löschen können Dokumente gelöscht werden welche in der Dokumentenübersicht markiert sind. Beim Löschen werden Dokumente nicht physisch gelöscht sonder lediglich als inaktiv gekennzeichnet. Diese Dokumente werden dann nur angezeigt, wenn das Kontrollkästchen _gelöschte anzeigen aktiviert ist.

Wiederherstellen

Mit der Aktion Wiederherstellen können entsprechend markierte Dokumente wiederhergestellt bzw. reaktiviert werden.

Umbenennen

Mit der Aktion Umbenennen kann das markierte Dokument umbenannt werden. 

Art des Dokuments ändern...

Hier kann die Art des Dokuments geändert werden. Diese Option ist nur für Dokumente verfügbar, die hochgeladen wurden.

Nach bestätigen öffnet sich ein neues Fenster, aus dem man per Drop-Down Menü aus verschiedenen Auswahlmöglichkeiten die Art für das Dokument anpassen.

Gewählte Dokumente zum Web Tracking senden

Das ausgewählte Dokument wird zum Web Tracking hinzugefügt und kann von berechtigten Usern eingesehen werden. So können Dokumente mit Dritten ausgetauscht werden, die keinen Zugang zu Scope haben.

Diese Auswahl ist nur zu wählen, wenn das Web Tracking noch über die PROCARS Applikation abgewickelt wird.

Web Tracking Freischaltung

Das ausgewählte Dokument wird zum Web Tracking hinzugefügt und kann von berechtigten Usern eingesehen werden. So können Dokumente mit Dritten ausgetauscht werden, die keinen Zugang zu Scope haben.

Web Tracking Freischaltung

Das ausgewählte Dokument wird aus der Übersicht im Web Tracking genommen.Das Dokument ist nicht mehr im Web Tracking sichtbar.

E-Mail

Einleitung

In den meisten Auftragsanwendungen steht im Reiter E-Mail ein Modul zur Verfügung, welches es erlaubt, schnell und einfach auftragsbezogene E-Mails sowie daran angehängte Dokumente (z.B. Versandanzeigen oder Frachtbriefkopien) zu versenden.

Beschreibung

Neue E-Mail...

Öffnet den E-Mail Editor um eine neue E-Mail zu erstellen und zu versenden.

Weiterleiten...

Öffnet den E-Mail-Editor um die E-Mail an einen weiteren Empfänger weiterzuleiten. Die Felder An und Kopie sind leer und können mit neuen Empfängerdaten gefüllt werden.

Als neu bearbeiten...

Öffnet den E-Mail-Editor um die E-Mail zu erstellen, Als Empfängeradresse, wird die Adresse aus den Standardeinstellungen wie bei "Neue E-Mail" verwendet. Die Anhänge und der Text werden aus der zuvor ausgewählten E-Mail übernommen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Übersicht.

Übersicht

In der Übersicht werden alle bereits erstellte E-Mails mit Absender, Empfänger, Betreff und Versanddatum angezeigt. Die in der Übersicht markierte E-Mail wird jeweils im Detailbereich angezeigt.

Detailbereich

In diesem Bereich wird die in der Übersicht markierte E-Mail mit Nachrichtenkopf (Absender, Empfänger, Betreff, Datum), dem E-Mail Textinhalt und den Anhängen angezeigt.

E-Mail Editor

Zur Übersicht

Mit dieser Aktion wird zur E-Mail Übersicht zurückgekehrt. Die eventuell bereits erfasste E-Mail bleibt dabei bestehen und erscheint wieder, sobald die Aktion Neue E-Mail in der Übersicht benutzt wird.

Von

E-Mail Absender. Der Absender und dessen E-Mail-Adresse wird aus dem Benutzerprofil anhand des angemeldeten Benutzers übernommen.

An

E-Mail Empfänger. Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann hier eingegeben werden. Mehrere E-Mail-Empfänger können durch Kommata getrennt eingegeben werden.

Kopie

E-Mail-Empfänger, an welchen eine Kopie der E-Mail gesendet werden soll. Mehrere E-Mail-Empfänger können durch Kommata getrennt eingegeben werden.

Blindkopie

E-Mail-Empfänger an welchen eine Blindkopie der E-Mail gesendet werden soll. Mehrere E-Mail-Empfänger können durch Kommata getrennt eingegeben werden. Standardmäßig wird hier die E-Mail-Adresse des Absenders bzw. angemeldeten Benutzers eingesetzt, damit der Benutzer automatisch auch eine E-Mail-Kopie in seinem externen E-Mail-Programm erhält.

Betreff

Der Titel, welcher die E-Mail als Betreff tragen soll.

Textbereich

Im Textbereich kann der Nachrichtentext erfasst werden.

Anhänge verwalten...

Durch diese Aktion wird ein Popup-Fenster geöffnet, in welchem die Anhänge für diese E-Mail hinzugefügt oder entfernt werden können.

Verfügbare Dokumente

In diesem Bereich werden alle Dokumente angezeigt, welche im Reiter Dokumente der jeweiligen Anwendung vorhanden sind.

Alte Anzeigen

Zeigt bei aktivierter Box die Vorgängerversionen des Dokumentes mit an. Diese können ebenfalls als Anhang an die E-Mail angehängt werden.

Suchefeld

Es kann nach Dokumenten, welche der Sendung zugefügt wurden, gesucht werden.

Anhang hochladen

Es können noch zusätzliche Dokumente hochgeladen werden. Diese werden direkt in die "Anhänge Übersicht" abgelegt.

Anhänge

Hier werden die Dokumente angezeigt, welche der aktuellen E-Mail zugewiesen worden sind.

Hinzufügen

Verschiebt ein oder mehrere markierte Dokumente aus dem Bereich Verfügbare Dokumente in den Bereich Anhänge bzw. weist diese der E-Mail als Anhänge zu.

Entfernen

Verschiebt ein oder mehrere markierte Dokumente aus dem Bereich Anhänge wieder in den Bereich Verfügbare Dokumente bzw. entfernt diese Anhänge von der E-Mail.

Externe Dokumente

Externe Dokumente (z.B. von der lokalen Festplatte) können auch über den Reiter Dokumente in der jeweiligen Anwendung und dort mit der Aktion Dokument hochladen... geladen werden. Diese Dokumente stehen danach als Verfügbare Dokumente bereit und können ebenfalls als E-Mail-Anhänge verschickt werden.

OK

Speichert die Daten und schließt das Popup-Fenster.

Abbrechen

Schließt das Popup-Fenster ohne weitere Aktion.

Anhänge

In diesem Bereich werden die Dokumente angezeigt, welche der E-Mail als Anhänge zugewiesen worden sind.

Senden

Sendet die E-Mail.