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Einleitung

Die Abrechnung zwischen Airlines und Spediteuren erfolgt i.d.R. über die sog. CASS (Cargo Account Settlement Systems) der IATA. Dieses System soll die Abrechnung unter den vorgenannten Vertragsparteien vereinfachen. Hierzu erstellt die IATA monatlich die CASS-Abrechnung, die die Spediteure entweder in Papierform oder in digitaler Form (Excel-Datei oder HOT-Datei) zur Verfügung gestellt bekommen. Die Nutzung des CASS-Moduls erspart die monatliche manuelle Überprüfung der CASS-Abrechnung (Papierform) und sorgt für eine weitesgehende automatisierte Prüfung und Verbuchung direkt in Scope.


Beschreibung

Scope bietet die Möglichkeit über ein eigenes CASS-Modul die digitale Datei (HOT-Datei) einzulesen, so dass automatisch die entsprechenden due-Carrier Rückstellungen (z.B. Luftfracht, Fuel- und Security Fee) mit einer Eingangsrechnung aufgelöst werden. Hierzu muss bei der IATA die automatische Zusendung der HOT-Datei beantragt werden.

Das CASS-Modul finden Sie unter Finanzen - CASS-Abrechnung


Importieren

Öffnet das Dialogfenster zum Import der HOT-Datei. Der Speicherort der HOT muss zum Import ausgewählt werden

Öffnen

Öffnet die markierte Zeile und zeigt Informationen zur importierten HOT-Datei an.

Löschen

Löscht die markierte Zeile

Einstellungen

Öffnet die CASS-(Grund-)Einstellungen

Um die Cass-Datei einlesen zu können, muss zunächst mit der Aktion Einstellungen die Grundeinstellungen bestimmt werden:

IATA Geschäftspartner Geschäftspartner, welcher als Kreditor des Eingangsbeleges automatisch benutzt wird

Niederlassungsübergreifende Belege erzeugen Wenn diese Option gesetzt ist, wird das gesamte HOT als ein Beleg für die Company erstellt. Wenn die Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg pro Niederlassung erzeugt.

Beleg pro Airline Wenn diese Option gesetzt ist, wird ein Beleg pro Airline erzeugt. Wenn die Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg mit allen Airlines erzeugt.

Beleg pro Leistungsmonat erzeugen Wenn diese Option gesetzt ist, wird pro Leistungsmonat ein neuer Beleg erzeugt (wenn z.B. CASS Sendungen aus einem alten Monat nachbelastet / gutschreibt). Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird ein Beleg für alle Leistungsmonate erzeugt.

Immer für tatsächlichen Agent der Sendung buchen Die Sendung wird auf den Agenten (Niederlassung) gebucht, der den MAWB ursprünglich registriert hat. Wurde der MAWB von MUC registriert/angemeldet aber von FRA benutzt, wird dennoch auf MUC verbucht

Buchungen für unbekannte Agenten-IDs überspringen Wenn diese Option gesetzt ist, wird Scope AWBs, welche an IATA Agent Codes abgerechnet werden, die sich im System nicht befinden, ignorieren. Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird Scope die AWBs auf die Generalposition abrechnen. 

Für Master-AWBs: auch Rückstellungen auf Houses auflösen Wenn diese Option gesetzt ist, werden auch die Rückstellungen auf der House-Ebene aufgelöst. Wenn diese Option nicht gesetzt ist, wird nur die Rückstellung der Master-Ebene aufgelöst

CASS Kostenart Auswahl der Kostenart auf die die dueCarrier-Kosten gebucht werden sollen

Generalposition Auswahl der Generalposition auf die die CASS gebucht wird, sofern keine passende Sendung/AWB-Nr. gefunden wird

Aktualisieren

Aktualisiert die Übersichtstabelle


Was ist die CASS-Kostenart?

Bei der CASS werden nur zwei Beträge aufgelistet: AF (Airfreight) + und die Summe der Due-Carrier Nebenkosten. AF kann daher direkt mit derselben Kostenart aufgelöst werden. Die weiteren Nebenkosten werden in Scope in verschiedenen Kostenarten (z.B. Fuel, Sec, DGR, X-ray) aufgeschlüsselt und werden mit den Due-Carrier-Nebenkostenbetrag verglichen. Die Differenz wird dann als CASS-Kostenart im Jobcosting gebucht.


Was ist beim Import der CASS zu beachten?

  • Import nur mit der HOT-Datei möglich
  • Einstellungen müssen in Modul CASS richtig gesetzt sein
  • Generalposition muss für den Leistungsmonat angelegt und gültig sein


Was ist nach dem Import der CASS zu beachten?

  • Warnliste prüfen

    Während des Imports wird eine Liste von Warnmeldungen erzeugt, wenn Datensätze nicht eingelesen werden können:

WarnmeldungBedeutung
Unbekannter IATA-Code %1$s bei AWB %2$s. Gebucht auf %3$s von %4$sDie Buchungszeile konnte keiner Niederlassung zugeordnet werden (%1$s ist dann der IATA-Code, zu dem kein passender eigener Agent gefunden wurde).
Die Beträge werden trotzdem verbucht, und zwar auf der Generalposition von der Niederlassung, die den CASS-Import durchführt.

Unbekannter AWB %1$s. Gebucht auf %2$s von %3$s

Zu der AWB-Nummer wurde keine Sendung gefunden. Es wird deshalb auf die Generalposition von der entsprechenden Niederlassung gebucht (der IATA-Code konnte in dem Fall einer Niederlassung zugeordnet werden.)

Falscher AWB %1$s f\u00fcr %2$s. Sendung geh\u00f6rt %3$s. Gebucht auf %4$s von %2$s

Der IATA-Code wurde einer Niederlassung zugeordnet und die Sendung mit angegebener AWB wurde auch gefunden, aber die Sendung gehört der zugeordneten Niederlassung nicht. Es wird dann auf der Generalposition von der ermittelten Niederlassung gebucht

Anzahl eingelesener %s Datensätze (%s) stimmt nicht mit der im Trailer angegebenen Anzahl (%s) überein

Die Checksumme am Ende der Datei hat nicht gestimmt. Diese Warnmeldung hat keine Auswirkung.

Bei AWB %s, von %s, weicht der angegebene Steuerbetrag (%s) stark vom erwarteten (%s) ab

Meistens sind hier die VAT-Beträge nicht entsprechend errechnet oder widersprechen der Summe.

Bei AWB %s wurde zu einer Stornierung (DCO/CCO) kein Revised (DCR/CCR) gefunden. Bei AWB %s wurde zu einem Revised (DCR/CCR) keine Stornierung (DCO/CCO) gefunden

Diese Warnmeldungen werden meistens zusammen erstellt:
Wenn auf dem vorherigen CASS-Beleg etwas falsch angegeben war (zB Summe 100,- EUR, anstelle von 80,- EUR, die es sein müssten). Dann kommt in der CASS-Rechnung für den nächsten Monat ein DCO mit 100,- EUR und ein DCR mit 80,- EUR.
Wenn einer der beiden fehlt wird der DCO bzw. der DCR trotzdem verbucht, DCO mit '-', DCR normal.

Zusätzlich wird ein Report als CSV erstellt, welcher auf der Warnliste (Reiter Dokumente) aufgeführt und können nachvollzogen werden kann
Der Report wird erzeugt, wenn die Summe der Rückstellungen nicht mit dem Betrag der CASS pro Sendung übereinstimmt.

Das CSV hat dabei folgende Spalten und wird pro Niederlassung erzeugt:
1) AWB-Nummer
2) Sendungsnummer
3) Charge Code (AF bzw. der CASS-charge-code)
4) Erwartet (Gesamtbetrag Rückstellungen)
5) Tatsächlich (Betrag CASS)
6) Differenz
7) in %
8) Steuer (VAT oder FREE)
9) Gewicht (CASS) (Gewichtsangabe zu der Sendung in der CASS-Datei)
10) Gewicht (selbst) (Gewicht der Sendung in Scope)

Die Fremdbelegnummer wird wie folgt generiert:
CASS-<branch-code><zeitraum-start><zeitraum-ende>
Die daten sind in format 'dd/MM/yyyy'
Also Beispiel: 'CASS-RSIDUS-01/03/2018-31/03/2018'
Diese Nummer ist im Eingangsrechnungsprogramm auch modifizierbar.


  •  Differenzliste

    Neben der Warnliste wird auch eine Differenzliste erzeugt. Diese dient dazu, zu überprüfen, welche Rückstellung nicht oder falsch gesetzt waren. In solchen Fällen sind zwei Varianten möglich: Betrag anerkennen oder bei CASS nachträglich reklamieren, wenn falsch abgerechnet wurde. Die CASS muss immer so eingespielt werden, wie sie vorgegeben wurde. Eine Anpassung der Beträge beim Einlesen ist möglich, aber nicht empfehlenswert)

  • Rückstellungen

    Im Modul Rückstellungen eine aktuelle Liste mit den aufgelösten Rückstellungen generieren, um nachvollziehen zu können wie die Rückstellungen (Airfreight + due-Carrier-Kosten) aufgelöst wurden

  • Eingangsbelege

    CASS-Beleg im Modul Eingangsbelege öffnen und exportieren, um die Generalpositionen anhand einer Liste prüfen zu können


IGLU Abrechnung

In Scope kann über "Finanzen->Cass Belege" auch die CASS von anderen Anbietern, wie z. B. "IGLU", eingelesen werden.

Scope erkennt dabei automatisch, ob es sich um eine IGLU-CASS handelt, der Benutzer muss dabei nichts auswählen. In der Tabellen-Spalte "Kreditor" wird angezeigt, welchem Anbieter die CASS zugeordnet wurde.

Der Import selber läuft bei der IGLU-CASS nach den selben Regeln ab:

  • Rückstellungen werden auch für die IGLU-CASS nur dann aufgelöst, wenn der eingetragene Kreditor dem jeweiligen Air-Carrier, oder dem Anbieter der CASS (also Iglu) entspricht.
  • Alle Einstellungen für den CASS-Import -  bis auf den 'IATA-Geschäftspartner' -  gelten auch für die IGLU-CASS. Also etwa auch eingetragene Generalpositionen.

Bitte kontaktieren Sie Ihr Scope-Support Team via F12 in Scope, wenn Sie diese kostenpflichtige Erweiterung für sich ebenfalls wünschen!