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  • 5. Sendungsmonitor
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Einleitung

Der Sendungsmonitor dient dazu, den Status von Sendungen, zu überwachen. Neben dem Einstieg über die eigene Übersichtsseite kann pro Sendung im Reiter Tracking der jeweilige Plan und dessen Erfüllung eingesehen und bearbeitet werden.

Trackingplan

Ein Trackingplan repräsentiert den geplanten und tatsächlichen Ablauf einer Sendung in Form einer Liste von Milestones mit Plan- und Istzeiten. Die Reihenfolge der Milestones innerhalb eines Trackingplans ist fix und wird über die Trackingvorlage definiert, aus der ein solcher Plan für die jeweilige Sendung erstellt wurde. Milestones, die in einem Trackingplan oben stehen, gehen Milestones, die weiter unten stehen, normalerweise voraus. Ein Trackingplan ist fertig, wenn alle seine Milestones erfüllt sind.

Milestone

Ein Milestone repräsentiert einen Punkt im Transport einer Sendung. Jeder Milestone hat einen Namen, einen Ort, eine Planzeit und ein dazugehöriges Toleranzfenster, innerhalb dessen die Erfüllung des Milestones als planmäßig gilt. Ein Milestone kann entweder automatisch (z.B. durch eine EDI-Nachricht, eine Aktion in Scope) oder manuell erfüllt werden (s.u. Manuelle Erledigung). Liegt die Erfüllungszeit eines Milestones außerhalb des Toleranzfensters, gilt dieser als fehlgeschlagen. Solche fehlgeschlagenen Milestones gilt es zu analyisieren und zu beurteilen.

Einige Milestones werden von Scope automatisch aktiviert oder deaktiviert, je nachdem im welchem Segment sie sich befinden. Sieht die Trackingvorlage z.B. einen Milestone Pickup im Segment Abholung vor, wir dieser ausgeblendet, wenn der Leistungsumfang der Sendung Port to Door ist.

Exception

Eine Exception (Ausnahme) repräsentiert ein Ereignis im Transport einer Sendung, das nicht zum geplanten Ablauf passt. Dadurch unterscheiden sich Exceptions von Milestones. Exceptions dienen dazu, die Aufmerksamkeit eines Sachbearbeiters auf Sendung zu lenken, bei denen wahrscheinlich Handlungsbedarf besteht. Dadurch müssen nicht alle aktuellen Sendungen andauernd "kontrolliert" werden, sondern nur diejenigen, bei denen eine solche Ausnahmesituation erkannt wurde. Exceptions haben zwei Zustände: offen und erledigt (behandelt). Solange auf eine Exception noch nicht reagiert wurde, ist sie im Zustand offen, danach im Zustand erledigt.

Exceptions können entweder in einem Transportabschnitt oder in einem konkreten Milestone auftreten. Beispiel: Ein Ereignis FNA kann normalerweise dem konkreten Milestone FWB als Exception zugeordnet werden, bei einer FSU DIS Nachricht kann Scope nicht automatisch erkennen, wo die Fehlmenge aufgetreten ist (Abgangsort, Transitflughafen, Bestimmungsort), deshalb lässt sich diese Exception nur schlecht einem konkreten Milestone zuordnen. Anstattdessen ist sie im Transportabschnitt Main Carriage Air (Hauptlauf Luftfracht) verortet.

Beschreibung

In der Übersicht werden alle offenen Trackingpläne angezeigt. Im Vorschau-Bereich wird eine kurze Zusammenfassung der ausgewählten Sendung eingeblendet.

Folgende Spalten sind in der Übersicht sichtbar:

SpaltennameErläuterungStandardsichtbarkeit
SendungEindeutige Sendungs-IDsichtbar
SendungsnummerSendungsnummer in der aktuellen Niederlassungsichtbar
TrackName der Trackingvorlage, aus der der Plan entstanden istsichtbar
AbschnittAbschnitt, in dem sich die Sendung gerade befindet, z. B. Pickup oder Main Carriage Air. Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können Sie durch einen Rechtsklick auf die Tabellenüberschrift aktivieren.ausgeblendet
Letztes EreignisCode des letzten erfüllten Milestonessichtbar
ZeitpunktDatum und Uhrzeit der letzen Milestone-Erfüllungsichtbar
Letzter VerantwortlicherVerantwortliche Partei für den letzten erfüllten Milestoneausgeblendet
Nächster MilestoneCode des nächsten zu erfüllenden Milestonessichtbar
ZeitpunktPlan-Datum und -Uhrzeit des nächsten zu erfüllenden Milestonessichtbar
Nächster VerantwortlicherVerantwortliche Partei für den nächsten zu erfüllenden Milestoneausgeblendet
Nächste BestätigungCode des ersten zu bestätigenden Milestones. Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können Sie durch einen Rechtsklick auf die Tabellenüberschrift aktivieren.ausgeblendet

Im Sendungsmonitor werden nur ausgewählte Status gekennzeichnet, diese sind:

Symbol

Statusbeschreibung

Toleranzfenster des nächsten offenen Milestones ist angebrochen, Planzeit noch nicht erreicht
Planzeit des nächsten offenen Milestones überschritten, Toleranzfenster läuft noch
Planzeit und Toleranzfenster des nächsten offenen Milestones überschritten

Die Status -Auswahlliste ermöglicht es, Trackingpläne nach Status zu filtern. Folgende Status sind in Scope vorgesehen:

FilterwertBeschreibung
OffenTrackingpläne, die noch nicht fertig sind
FälligTrackingpläne, bei denen das Toleranzfenster des nächsten offenen Milestones angebrochen, dessen Planzeit aber noch nicht überschritten ist
KritischTrackingpläne, bei denen die Planzeit des nächsten offenen Milestones überschritten ist, deren Toleranzfenster aber noch läuft
Plan überschrittenTrackingpläne, bei denen das Toleranzfenster des nächsten offenen Milestones überschritten ist
Bestätigung erforderlichTrackingpläne mit fehlgeschlagenen Milestones, die noch nicht bestätigt worden sind
Fehlgeschlagene AktionenTrackingpläne mit fehlgeschlagenen Milestones, die noch nicht bestätigt worden sind

Der Sendungsmonitor bietet außerdem eine Suchmaske an, über die einzelne Suchkriterien eingegeben werden können. Suchen können als Filter gespeichert werden. Folgende Suchkriterien werden momentan unterstützt:

NameBeschreibung
AbgangsortAnnahmeort oder Abgangsort HAWB
Abgangsort (Hauptlauf)Port of Departure
AbschnittAbschnitt, in dem sich die Sendung gemäß Trackingplan momentan befindet
AnkunftsortLieferort, Final Destination, Ankunftsort HAWB
Ankunftsort (Hauptlauf)Port of Destination
Empfänger NameName des Empfängers
Exportagent NameName des Exportagenten beziehungsweise der Exportniederlassung
Importagent NameName des Importagenten beziehungsweise der Importniederlassung
KostenstelleKostenstellen der Sendung (aktuelle Niederlassung)
Nächster Milestone (Code)Code des ersten unerledigten Milestones
Nächster Milestone (Planzeit)Planzeit des ersten unerledigten Milestones
Offene ExceptionsTrackingpläne, die nicht behandelte Exceptions haben
SachbearbeiterSachbearbeiter der Sendung (aktuelle Niederlassung)
TrackTrackingvorlage
TransportartLuffracht, Seefracht etc.
Verantwortliche ParteiWelche Partei ist für den nächsten, noch nicht erfüllten Milestone zuständig?
Versender NameName des Versenders.
Zuständige NiederlassungWelche Niederlassung ist momentan für diese Sendung zuständig?

Information

Tipp: Legen Sie sich einen Filter für Ihre Sendungen an, also "Sachbearbeiter entspricht Max Mustermann".

Über die Auswahlliste Anzeige Datum/Uhrzeit kann die Anzeige von Datums- und Uhrzeitangaben für die ganze Tabelle umgeschaltet werden. UTC zeigt alle Angaben in der Zeitzone UTC (wie Greenwich Mean Time) an, Milestone-Lokalzeit zeigt Plan- und Ist-Zeiten jeweils in der Zeitzone des Milestone-Ortes an und Meine Lokalzeit konvertiert alle Angaben in die Zeitzone des momentan eingeloggten Benutzers.

Die Programmaktion Aktualisieren lädt die Liste der Trackingpläne erneut. Über die Programmaktion Öffnen kann zum ausgewählten Eintrag in der Übersicht entweder der Trackingplan (Default-Verhalten) oder die korrespondierende Sendung geöffnet werden. Die Programmaktion Drucken... öffnet einen Dialog, in dem ein Qualitätsbericht als PDF-Dokument oder als Excel-Arbeitsmappe erstellt werden kann.

Die Excel-Arbeitsmappe ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Ein Arbeitsblatt pro Track und Version
  • Ein zusätzliches Arbeitsblatt "Exceptions", das Detailangaben zu allen Exceptions enthält.

Das Arbeitsblatt pro Track und Version enthält eine Zeile pro Sendung. Die Spaltenangaben sind wie folgt (Spalten C, D, E, F und G  werden pro Milestone wiederholt):

SpalteInhalt
A (Shipment)Eindeutige ID der Sendung
B (References)Sendungsnummern
C (Code)Code des Milestones
D (Planned Time)Planzeit des Milestones
E (Actual Time)Erledigungszeit des Milestones
F (Responsible)Verantwortliche Partei für den Milestone
G (Bestätigung)Wenn ein Milestone bestätigt wurde, steht in dieser Zelle der Grund der Bestätigung
...
(question) Exceptionswahr wenn die Sendung eine Exception erfahren hat, sonst falsch

Das Exceptions-Arbeitsblatt ist folgendermaßen aufgebaut:

SpalteInhalt
A (Track)Name und Version des Tracks (der Tracking-Vorlage)
B (USI)Eindeutige ID der Sendung
C (Date, Time)Zeitpunkt, zu dem die Exception aufgetreten ist
D (Time Zone)Zeitzone des Zeitpunkts, in dem die Exception aufgetreten ist
E (Code)Kurzbezeichnung der Exception
F (Name)Ausführlicher Name der Exception
G (Response Time)Wann wurde auf die Exception reagiert?
H (Response Time Zone)Wann wurde auf die Exception reagiert (Zeitzone)?
I (Response User)Welcher Sachbearbeiter hat auf die Exception reagiert?
J (Response Code)Wie wurde auf die Exception reagiert beziehungsweise welche Ursache hatte die Exception?
K (Response Remarks)Freitexterfassung bei der Reaktion auf eine Exception

Datums- und Uhrzeitangaben in Excel-Arbeitsblättern

Die Datums- und Uhrzeitangaben im Excel-Qualitätsbericht sind immer in Milestone- oder Exception-Lokalzeit. Es ist möglich, die Differenz zwischen Plan- und Istzeit der Milestones automatisiert zu berechnen und auszuwerten, aber das aktuelle Format ist nicht für Laufzeitanalysen geeignet, da die Angaben nicht auf eine Zeitzone normiert sind. Eine Zelle vom Typ "Datum/Uhrzeit" ist leider im Excel-Datenmodell kein exakter Zeitstempel.

 

Trackingplan-Editor

Während eines Transports durchläuft eine Sendung diverse Stationen. Um diese Stationen nachverfolgen zu können, werden so genannte Tracking Events genutzt. Diese Events werden im Reiter Tracking einzeln aufgeführt. Dies ermöglicht eine detaillierte Sendungsnachverfolgung.

Im oberen Bereich des Editors werden die Auftragsreferenz und der Name der verwendeten Trackingvorlage angezeigt. Im linken Bereich zeigt eine Liste alle aufgetretenen Exceptions und sämtliche aktiven Milestones, die Bestandteil des Trackingplans sind. Mit einem Rechtsklick in der Liste der Milestones können deaktivierte Milestones ein- beziehungsweise ausgeblendet werden (siehe oben, Deaktivierte Milestones). Die Zeitangaben in der Tabelle sind in Lokalzeit des Milestone-Ortes. Im rechten Bereich werden Informationen zum ausgewählten Milestone oder zur ausgewählten Exception angezeigt.

Liste der Milestones und Exceptions

In der Liste der Milestones und Exceptions werden einige Schlüsseldaten angezeigt. Dazu gehören Name des Milestones, dessen Status, der Ort, an dem der Milestone erwartet oder erfüllt wird, der Transportabschnitt, die Planzeit und die Erfüllungszeit

Milestone-Status

Der Status eines Milestones wird in der Liste als Symbol angezeigt. Solange ein Milestone nicht erledigt ist, hängt sein Status von der aktuellen Uhrzeit des Betrachters ab.

Beispiel-Milestone DEP, Planzeit 2012-06-02 14:00 Uhr, Toleranz +/-2h.

Symbol
Beschreibung
Beispiel Betrachter-Uhrzeit
 Milestone noch nicht erledigt, Toleranzfenster noch nicht angebrochen2012-06-02 11:00
Milestone noch nicht erledigt, Toleranzfenster angebrochen, Planzeit noch nicht überschritten2012-06-02 13:00
Milestone noch nicht erledigt, Planzeit überschritten, Toleranzfenster noch nicht überschritten2012-06-02 15:00
Milestone noch nicht erledigt, Toleranzfenster überschritten2012-06-02 17:00
Milestone erledigt, fehlgeschlagen, keine Bestätigung erforderlich 
Milestone erledigt, fehlgeschlagen, Bestätigung erforderlich 
Milestone erledigt, fehlgeschlagen, bestätigt 

Exception Status

Der Status einer Exception wird in der Liste als Symbol angezeigt.

Symbol
Beschreibung
Die Exception ist offen, es wurde noch nicht auf sie reagiert
Die Exception ist erledigt, es wurde bereits auf sie reagiert

Planzeit bearbeiten

Hier kann die Planzeit des Milestone erfasst werden. Scope berechnet anhand der Eingabe die untere Toleranz und die obere Tolerant. Sind bei dem Geschäftspartner der diese

Milestone-Informationen

Milestone-Kopfdaten

Hier werden der geplante Ort, das Planzeitfenster, sowohl Informationen zur zuständigen Niederlassung und zur verantwortlichen Partei angezeigt. Ist das Planzeitfenster noch nicht initialisiert, kann es manuell eingegeben werden (siehe unten: Aktion Plandaten bearbeiten).

Informationen zur manuellen Erledigung oder Bestätigung

Wurde ein Milestone manuell erledigt oder nachträglich bestätigt, werden im Bereich unterhalb der Milestone-Kopfdaten Informationen zu dieser Erledigung oder Bestätigung angezeigt (Name des Sachbearbeiters, Niederlassung, Zeitstempel, Protokollnachricht).

Automatisch zugeordnete Ereignisse

In der Tabelle Ereignisse werden sämtliche für diesen Milestone relevanten Ereignisse protokolliert.

Protokoll Milestone-Aktionen

In der Tabelle Aktionen werden Protokollnachrichten angezeigt, die bei der Ausführung von Aktionen nach Erfüllung des Milestones anfallen. Im dargestellten Beispiel ist eine EDI-Aktion fehlgeschlagen. Details zum Fehler werden gegebenenfalls in einem Tooltip angezeigt, wenn Sie die Maus über die entsprechende Protokollnachricht bewegen. Des weiteren können Aktionen erneut gestartet werden (Rechtsklick auf Protokolleintrag).

Insbesondere bei EDI-Aktionen können Fehler von den verschiedenen Stufen in der Nachrichtenverarbeitung gemeldet werden. In jeder Stufe (z. B. Scope intern, Clearing Center, Kommunikationssystem) können technische oder Validierungsfehler auftreten. Wir versuchen, möglichst hilfreiche Fehlermeldungen anzuzeigen, können das aber nicht immer sicherstellen. In vielen Fällen liegt der Fehler in unvollständig gepflegten EDI-Profilen begründet, im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte unsere Supportabteilung.

Aktionen

 Plandaten bearbeiten

Über den Aktionlink Plandaten bearbeiten können geplanter Ort und geplanter Zeitpunkt für den ausgewählten Milestone in einem Dialog bearbeitet werden. Die Zeitangabe ist jeweils in lokaler Zeit am geplanten Ort. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, wenn der Milestone noch nicht erfüllt wurde.Sofern die Öffnungszeiten gepflegt sind, so bindet Scope diese mit ihn die Berechnung der unteren und oberen Toleranz automatisch mit ein und passt die Zeiten entsprechend an.

Manuell erledigen 

Über den Aktionlink Erledigen kann der ausgewählte Milestone manuell erledigt werden. Die Aktion steht nur zur Verfügung, sofern die Plandaten des ausgewählten Milestones komplett sind und der ausgewählte Milestone noch nicht erledigt ist. Im Dialog Manuelle Erledigung sind folgende Angaben zu machen:

Zeitzone

Zeitzone, in der die Event-Zeit angegeben wird. Per Default wird die Zeitzone des geplanten Ortes des Milestones vorgeschlagen.

Event-Zeit

Datum und Uhrzeit der Milestone-Befriedigung

Protokollnachricht

Hier können zusätzliche Angaben zur manuellen Erledigung gemacht werden, zum Beispiel die entsprechende Lagerscheinnummer oder Name des Mitarbeiters, der eine Übergabe quittiert hat.

Zusätzliche Angaben

Ist für den Milestone eine Bestätigung hinterlegt, so muss diese auch bei der Erledigung getätigt werden.

Im Detail-Bereich können zusätzliche Felder erfasst werden. Diese richten sich nach der Art des Milestones. Außerdem kann direkt eine Datei angehängt werden, die dann im Dokumentenreiter der Sendung hinterlegt wird (z.B. Scan Ablieferbeleg bei Milestone Proof of Delivery).

Bestätigen 

Ist ein Milestone fehlgeschlagen und muss bestätigt werde (Tabelle:  ), kann dieser unter Angabe einer Protokollnachricht "bestätigt" werden. Je nach Konfiguration kann der Benutzer aus einer Liste von Bestätigungs-Codes auswählen (siehe Trackingvorlagen, Bestätigungs-Codelisten - Spedition - Stammdaten).

Nach der Bestätigung eines Milestones ändert sich dessen Status (Tabelle: ).

Ausnahme behandeln (Handle Exception)

Mit der Aktion Handle Exception wird nachgehalten, was die Ursache für die Exception ist oder wie auf diese reagiert wurde. Sobald die Aktion durchgeführt wurde, gilt die Exception als "behandelt" und die Sendung nicht mehr als kritisch.

Webkommentar bearbeiten

Mit dieser Aktion können zu dem betreffenden Milestone Kommentare erfasst werden, welche in der Webansicht sichtbar sind.

Ausnahme erfassen

Mit dieser Aktion können Ausnahmen Exceptions erstellt werden. Diese stellen eine zusätzliche Information zu den Milestones dar und können jederzeit erfasst werden.

Zusätzlich zu der Erfassung im Reiter "Tracking", kann die Ausnahme in jedem beliebigen Reiter in der Sendungserfassung aufgerufen werden. Um die Erfassung der Ausnahme in der Senudngserfassung durchzuführen ist die Tastenkombination "STRG-F6" drücken.

Die Art der Ausnahme wird über ein Dropdownmenü ausgewählt. Die Vorlagen hierfür werden in den Trackingvorlagen gepflegt.

Benachrichtigungen

Die Anwendung Sendungsmonitor kann mit Hilfe von Trackingvorlagen so eingestellt werden, dass Benutzer bei bestimmten Ereignissen oder bei Abweichungen benachrichtigt werden. Je nach Einstellung erhält der Sachbearbeiter eine Email oder eine Scope-Benachrichtigung (siehe Screenshot) oder die Akte wird in den Ordner  Inbox des Sachbearbeiters verschoben.

Es gibt zwei mögliche Auslöser für eine Benachrichtigung:

  1. Ein Milestone wurde erledigt.
  2. Ein Milestone wurde innerhalb eines bestimmten Zeitraums (normalerweise des Planzeitfensters) nicht erledigt, so dass der Sachbearbeiter sich um diesen Fall kümmern muss (Alarm).
  3. Eine neue Exception wurde registriert.

Bearbeiten von Benachrichtigungen

Alle Benachrichtigungen eines Milestones können über das Kontextmenü in der Milestone-Liste angezeigt werden. Benachrichtigungen, die manuell eingerichtet wurden, können außerdem gelöscht werden.

SpalteBeschreibung
TypErledigungsbenachrichtigung (Haken), Alarm (Wecker)
AktionWas soll passieren, wenn die Benachrichtigung ausgeführt wird?
EmpfängerWer ist der Empfänger der Benachrichtigung? Diese Spalte ist nicht immer gefüllt.

Einstellen einer neuen Erledigungsbenachrichtigung

Im Feld Art ist die Benachrichrigungsmethode (Email, Scope-Benachrichtigung, Verschieben in Inbox-Ordner) einzutragen. In den Feldern Event-Code und -Beschreibung kann außerdem der Text für die Benachrichtigung angepasst werden.

Erstellen eines neuen Alarms

In der ersten Zeile ist die Benachrichtigungsmethode (Email, Scope-Benachrichtigung, Verschieben in Inbox-Ordner) einzutragen. In der zweiten Zeile wird festgelegt, wann der Alarm ausgelöst werden soll.

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