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Einleitung

Das Modul erlaubt es Aufträge anzulegen die in keinem Direkten Bezug zu einer Sendung stehen. Dies können z.B. VAS (value added services) sein, welche Sie für einen Kunden außerhalb seines gewöhnlichen Geschäftes abwickeln.
Die Erfassung beschränkt sich auf die nötigsten Angaben, die zur Leistungsabrechnung und Sendungsverfolgung benötigt werden.

Beschreibung

Programmaktion

Speichern

Speichert den aktuellen Auftrag

Drucken

Im Druckmenü kann man zwischen vier Ausdrucken wählen:

  • Aktenumschlag (Label)
  • Aktenumschlag (PDF)
  • Speditionsübergabeschein
  • Ausfuhrbescheinigung

Schließen

Schließt die Auftragserfassung

Übersichtsbereich

Allgemein

Auftraggeber

Der Auftraggeber ist in der Regel derjenige Geschäftspartner welcher den Transportauftrag erteilt hat und auch die Kosten trägt. Der gewünschte Geschäftspartner kann mit der Feldsuchfunktion gefunden werden. Über das Geschäftspartner Kontextmenü kann unter Anderem auch ein neuer Partner angelegt oder der ausgewählte Partner editiert werden.

Leistungsdatum

Datum der ersten Speicherung der Sendung.

Mit einem Klick auf das Leistungsdatum kann dieses aktualisiert werden solange noch keine Ausgangsrechnung für die Sendung erstellt worden ist. Nach der Aktualisierung des Leistungsdatums erscheint ein Dialogfenster in welchem optional auch die Sendungsnummer aktualisiert werden kann. (Dies kann erforderlich sein, wenn die Sendungsnummer auch den Leistungsmonat beinhaltet.)

Kostenstelle

Hier kann die gewünschte Kostenstelle Hinterlegt werden, über die die Sendung abgerechnet werden soll.

Bemerkungen

Freies Textfeld zur Erfassung von sendungsspezifischen Informationen.

Referenznummern

Hier können verschiedene Referenznummern erfasst werden welche danach in weiteren Anwendungen zum Druck oder zur elektronischen Übermittlung zur Verfügung stehen. Weitere Informationen zur Funktion des Referenznummern-Ediorts stehen hier zur Verfügung.

Geschäftspartner

Versender

Versender der Sendung. Der gewünschte Geschäftspartner kann mit der Feldsuchfunktion gefunden werden. Über das Geschäftspartner Kontextmenü kann unter Anderem auch ein neuer Partner angelegt oder der ausgewählte Partner editiert werden. Im Feld Referenz Versender kann die entsprechende Referenz erfasst werden. Diese Referenz wird in die Referenznummern (Qualifier AAO) übergeben bzw. von dort übernommen falls vorhanden.

Empfänger

Empfänger der Sendung. Der gewünschte Geschäftspartner kann mit der Feldsuchfunktion gefunden werden. Über das Geschäftspartner Kontextmenü kann unter Anderem auch ein neuer Partner angelegt oder der ausgewählte Partner editiert werden. Im Feld Referenz Empfänger kann die entsprechende Referenz erfasst werden. Diese Referenz wird in die Referenznummern (Qualifier CU) übergeben bzw. von dort übernommen falls vorhanden.

Abrechnung

Übersicht

In der Übersicht werden alle vorbereiteten oder abgeschlossenen Belege angezeigt welche dieser Sendung zugeordnet sind. Nebst der Rechnungsnummer ist auch das Datum, der Geschäftspartner, der Betreff sowie die Auftrags- und Gesamtnettobeträge ersichtlich.

  • Durch anklicken der Überschriften können die Belege wie gewünscht auf- oder absteigend sortiert werden.
  • Durch einen doppelklick auf den gewünschten Eintrag in der Übersicht wird der ausgewählte Beleg im entsprechenden Editor geöffnet.

Darstellung der Belege

Gültige Belege werden normal dargestellt, Stornobeläge werden in der gesamten Zeile durchgestrichen dargestellt.

Typ

Gibt den Typ des Beleges an (z.B. Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung, etc.)

Nummer

Der Nummer des Belegs wird vorangestellt, ob es sich um eine Ausgangsrechnung (AR), Ausgangsgutschrift (AG), Eingangsrechnung (ER) oder Eingangsgutschrift (EG) handelt. Im Anschluss an diese Information wird die entsprechende Rechnungsnummer angestellt.

Belegdatum

Datum der Rechnungserstellung.

Geschäftspartner

Aussteller der Rechnung.

Betreff

Betreffzeile der Rechnung.

Auftragsnettobetrag

Netto-Betrag (ohne Umsatzsteuer) der Rechnungsposition der Rechnung.

Gesamtnettobetrag

Netto-Betrag (ohne Umsatzsteuer) der Gesamtrechnung z.B. Sammelrechnung, Eingangsrechnung die sich auf mehrere Aufträge bezieht, CASS-Abrechnung in der Luftfracht, etc.)
Bei einer Einzelabrechnung sind beide Beträge identisch.

Aktualisieren

Aktualisiert den Tabelleninhalt mit allen Rechnungsbelegen.

Ausgangsbelege

Neue Ausgangsrechnung

Der Aktionslink "Neue Ausgangsrechnung" öffnet den Ausgangsrechnungs-Editor zur Erstellung einer neuen Ausgangsrechnung für diese Sendung.

Neue Ausgangsgutschrift

Der Aktionslink "Neue Ausgangsgutschrift" führt zum Öffnen des Ausgangsgutschrift-Editors für diese Sendung.

Eingangsbelege

Neue Eingangsrechnung

Der Aktionslink "Neue Eingangsrechnung" führt zum Öffnen des Editors zur Eingangsrechnungs-Registrierung für diese Sendung.

Neue Eingangsgutschrift

Der Aktionslink führt zum Öffnen des Editors zur Eingangsgutschrift-Registrierung für diese Sendung.

Zusammenführen

Öffnet den Editor um zuvor erfasste Rechnungen zu einer Rechnung zusammen zu fassen. Es können nur offene Belege zusammen geführt werden.
Durch drücken des Hinzufügen Buttons werden die verfügbaren Belege hinzugefügt und durch drücken des Entfernen-Buttons, könne zuvor ausgewählte Belege wieder entfernt werden.

Kosten und Erlöse

Kostenarten akkumulieren

Gibt es für eine Kostenart zwei Werte (z.B. EP = Erwarteter Profit und I = Invoice) so werden diese zusammengefasst und nur noch als einzelner Wert dargestellt.

Übersicht von nicht akkumulierten Beträgen

Übersicht von akkumulierten Beträgen

Stornos anzeigen

In der normal Ansicht werden nur gültige Belege angezeigt. Durch Aktivieren dieser Option können auch stornierte Belege eingeblendet werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht

Neuer Erlös

Öffnet den Rückstellungs-Editor und ermöglicht die Eingabe einer neuen Erlösrückstellung.

Neue Kosten

Öffnet den Rückstellungs-Editor und ermöglicht die Eingabe einer neuen Aufwandsrückstellung.

Bearbeiten

Öffnet den Rückstellungs-Editor um die in der Übersicht markierte Rückstellung zu bearbeiten.

Löschen

Löscht bzw. deaktiviert die in der Übersicht markierte Rückstellung. Für eine festgeschriebene Rückstellung wird dabei eine Gutschrift bzw. ein Storno in die Buchhaltung übermittelt (Einsatz einer entsprechenden Buchhaltungsschnittstelle vorausgesetzt), (siehe auch Kosten festschreiben).

Icon

Bearbeiten und Löschen steht nur für Rückstellungen zur Verfügung. Einträge anderer Belegtypen können hier weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Wiederherstellen

Wurde eine Rückstellung gelösch, so kann diese durch diese Funktion wieder hergestellt werden

Kosten festschreiben

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle vorhandenen Aufwandsrückstellungen festgeschrieben. Das heißt: Die entsprechenden Rückstellungen werden (abhängig von den Systemeinstellungen) in die Buchhaltung übermittelt  (Einsatz einer entsprechenden Buchhaltungsschnittstelle vorausgesetzt) und in der Übersichtstabelle mit (F) in der Spalte Typ gekennzeichnet. Erlösrückstellungen werden bei diesem Vorgang nicht berücksichtigt.

Icon

Festgeschriebene Rückstellungen können nicht mehr bearbeitet sondern nur noch gelöscht bzw. deaktiviert werden. (siehe auch Löschen)

Export

Exportiert die angezeigten Kosten und Erlöse als XLS oder PDF File

Typ

Belegtypen des Beleges an

Kostenart

Kostenart der Belegzeile

Partner

Partnercode des Geschäftspartners von welchem oder für welchen die Rückstellung gilt.

Buchungsdatum

Datum des Belegs dieser Belegzeile

Nummer

Nummer des Belegs dieser Belegzeile

Einnahmen

Erlös dir Belegzeile

Kosten

Aufwand der Belegzeile

Profit

Profit der Belegzeile

Erwartetes Saldo

Wird der Kosten und Erlös Reiter zum ersten mal geöffnet, steht neben dem erwarten Saldo "n/a". Sind Kosten und Erlöse erfasst und Sie drücken auf den Aktionlink n/a, ermittelt Scope den voraussichtlichen Saldo.

Bruttogewinnmarge

Einfache Berechnung der Profitabilität des Auftrages in Prozent dargestellt.

Rückstellungs-Editor  

Partner

Geschäftspartner, von welchem oder für welchen die Rückstellung gilt

Kostenart

Kostenart der Rückstellung

Betrag, Wechselkurs

Rückstellungsbetrag in Lokal- oder Fremdwährung und entsprechender Wechselkurs

Gesamtbetrag

Gesamtbetrag in Lokalwährung

OK

Speichert die Rückstellung und schließt den Rückstellungseditor

Abbrechen

Schließt den Rückstellungseditor ohne weitere Aktion.

Einleitung

In den meisten Anwendungen gibt es den Reiter Dokumente. In diesem Reiter werden alle Dokumente angezeigt, welche für die aktuelle Sendung, den geöffneten Partner, den aktiven Beleg etc. erstellt und/oder gedruckt worden sind. Dokumente können hier auch geöffnet, erneut gedruckt, gelöscht, wiederhergestellt oder heruntergeladen werden. Zudem können auch Dokumente vom lokalen Rechner hochgeladen werden.

Beschreibung

Dokument hochladen...

Öffnet ein Datei-Dialogfenster mit welchem eine externe Datei (z.B. PDF-Datei, Excel-Liste) zur aktuellen Sendung hinzugefügt werden kann. Alternativ kann die gewünschte Datei auch durch Klicken und Ziehen (drag & drop) aus z.B dem Windows Explorer in den entsprechenden Dokument-Reiter hochgeladen werden.

                

gelöschte anzeigen

Durch die Aktivierung dieses Kontrollkästchens werden auch gelöschte Dokumente in der Dokumentenübersicht angezeigt. (Siehe auch Ausgewählte Dokumente löschen / wiederherstellen)

Aktualisieren

Aktualisiert die Dokumentenübersicht.

Dokumentenübersicht

In diesem Bereich werden alle Dokumente mit Dokumentname und Typ sowie Erstellungsdatum und -zeit angezeigt. Alle erstellten Dokumente, auch ältere Versionen eines Dokumentes, werden gespeichert. Standardmäßig wird nur die aktuelle Version eines Dokuments angezeigt. Durch einen Mausklick auf das entsprechende Symbol können die vorhergehenden Versionen ein- bzw. ausgeblendet werden. Gelöschte Dokumente werden durchgestrichen dargestellt. (Siehe auch Ausgewählte Dokumente löschen / wiederherstellen).

Kontexmenü

Drücken Sie die rechte Maustaste um das Kontexmenü für die folgenden Aktionen aufzurufen.

Öffnen

Öffnet die in der Dokumentenübersicht ausgewählten Dokumente. Alternativ kann ein Dokument auch mit einem Doppelklick auf den gewünschten Übersichtseintrag geöffnet werden.

Speichern

Speichert die ausgewählten Dokumente in das gewünschte Verzeichnis des lokalen PCs.

Noch einmal drucken

Öffnet ein Popup-Fenster, in welchem die ausgewählten Dokumente noch einmal gedruckt werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, die Dokumente auf einen anderen Drucker-Pool (z.B. einer anderen Niederlassung) zu leiten und dort auszudrucken.

Lokal drucken

Druckt das Dokument auf dem vordefinierten Standarddrucker aus.

im Drucker-Pool drucken

Ermöglicht die Auswahl eines Drucker-Pool aus der entsprechenden Liste.

Drucker-Pools (Liste)

Hier kann der gewünschte Drucker-Pool (z.B. einer anderen Niederlassung) ausgewählt werden. Bei einer Auswahl wird die Option im Drucker-Pool drucken automatisch aktiviert.

Drucken

Druckt das Dokument auf dem gewählten Drucker aus.

Abbrechen

Schließt das Popup-Fenster ohne weitere Aktion.

Dokumente Zusammenführen

Es können zwei oder mehrere Dokumente (nur PDF Format) zusammen geführt werden. Wählen Sie die zusammen zuführenden Dokumente mit "Strg+und linker Maustaste" aus. Die Dokumente werden blau hinterlegt.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Angaben über das neue Dokument machen können:

Dateiname

Vergeben Sie den Namen für das neue Dokument

Beschreibung

Hier können Sie eine Beschreibung für das Dokument vergeben. z.B. Dokumente für die Zollabfertigung

Dokumente

Hier werden noch einmal die Dokumente die Sie zuvor ausgewählt haben aufgeführt.

Nach oben

Das markierte Dokumente rutscht eine Position nach oben

Nach unten

Das markierte Dokument rutscht eine Position nach unten

Zusammenführen

Führt die Dokumente zu einem neuen Dokument zusammen. Die alten Dokumente bleiben weiterhin im Dokumentreiter erhalten

Löschen

Mit der Aktion Löschen können Dokumente gelöscht werden welche in der Dokumentenübersicht markiert sind. Beim Löschen werden Dokumente nicht physisch gelöscht sonder lediglich als inaktiv gekennzeichnet. Diese Dokumente werden dann nur angezeigt, wenn das Kontrollkästchen _gelöschte anzeigen aktiviert ist.

Wiederherstellen

Mit der Aktion Wiederherstellen können entsprechend markierte Dokumente wiederhergestellt bzw. reaktiviert werden.

Umbenennen

Mit der Aktion Umbenennen kann das markierte Dokument umbenannt werden. 

Art des Dokuments ändern...

Hier kann die Art des Dokuments geändert werden. Diese Option ist nur für Dokumente verfügbar, die hochgeladen wurden.

Nach bestätigen öffnet sich ein neues Fenster, aus dem man per Drop-Down Menü aus verschiedenen Auswahlmöglichkeiten die Art für das Dokument anpassen.

 

E-Mail

In diesem Reiter können schnell und einfach auftragsbezogene E-Mails sowie daran angehängte Dokumente (z.B. Versandanzeigen oder Frachtbriefkopien) versendet werden

 



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