Einleitung
Im Reiter Ansprechpartner werden die Kontaktpersonen des Geschäftspartners hinterlegt.
Ansprechpartner
Alle Ansprechpartner bzw. Kontaktpersonen, die für die Adresse relevant sind, können mit Name, Telefon, E-Mail-Adresse, Fax und Beschreibung (z.B. die Abteilung oder der Titel) hinterlegt werden. Diese Daten, insbesondere Name und E-Mail Adresse, werden z.B. im Air Export für den automatischen Versand von Avisen verwendet. Für Scope ATLAS Einfuhr wird die erste Kontaktperson, die beim Geschäftspartner hinterlegt ist, als zuständiger Ansprechpartner zusätzlich zu den Adressinformationen gezogen und an den Zoll übermittelt.
Folgende Eingabefelder stehen bei Neuanlage einer Kontaktperson zur Verfügung:
Name
Vor- und Zuname der Kontaktperson. Für Scope ATLAS Einfuhr wird der Name zusätzlich zu den Adressinformationen als Ansprechpartner gezogen.
Telefon
Die komplette Telefonnummer (und nicht nur die Durchwahl) der Kontaktperson
Die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Diese wird für den automatischen Versand von Dokumenten aus Scope heraus benötigt. Zusätzlich muss dem Ansprechpartner die entsprechende Rolle(n) zugewiesen werden. E-Mail Vorlagen werden unter den E-Mail Einstellungen definiert.
Fax
Die komplette Faxnummer (und nicht nur die Durchwahl) der Kontaktperson.
Beschreibung
Hinweis zu der Kontaktperson (z.B. für welchen Bereich die Kontaktperson zuständig ist)
Labels
Es ist möglich einen zusätzliche Suchbegriff für diesen Ansprechpartner zu erfassen. Labels dienen dazu, Ansprechpartner schneller zu finden und Ansprechpartner zu gruppieren. Ansprechpartner, die das gleiche Label haben, werden somit zu einer "E-Mail-Empfängergruppe". Im unten stehenden Beispiel haben sowohl Erika Musterfrau als auch Karl-Heinz Mustermann das Label "Export". Beim Verfassen einer E-Mail kann durch Tippen des Labels die Empfängergruppe ausgewählt werden, die beide Ansprechpartner umfasst.
Verfassen einer E-Mail: Suche nach Label
Verfassen einer E-Mail: E-Mail-Empfängergruppe per Label
Rollen
Ansprechpartner können Rollen zugewiesen werden. Diese Zuweisung hat zunächst nur informativen Charakter und erleichtert es Sachbearbeitern, die den Kunden noch nicht so genau kennen, den richtigen Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen zu finden. Es gibt jedoch einige Stellen in Scope, bei denen diese Rollen ausgewertet werden, um z.B. einen automatisierten E-Mail-Versand an die richtigen Empfänger zu steuern (Spalte "Automatische Verwendung").
| Rolle | Beschreibung | Automatische Verwendung |
|---|---|---|
| Exportsachbearbeiter | Sachbearbeiter in der Exportabfertigung einer Spedition | Handling: Versand Lagerscheine (siehe FAQ: Welche Parteien erhalten automatisiert E-Mail-Avise) Seefracht: Versender: Für Sendungen von/nach/über China wird in der Dakosy Anwendung der Ansprechpartner gezogen. |
| Importsachbearbeiter | Sachbearbeiter in der Importabfertigung einer Spedition | Handling: Versand Auslieferungsauftrag, Auslagerungsnote (siehe FAQ: Welche Parteien erhalten automatisiert E-Mail-Avise) Seefracht: Empfänger: Für Sendungen von/nach/über China wird in der Dakosy Anwendung der Ansprechpartner gezogen. |
| Lagersachbearbeiter | Dokumentarischer Sachbearbeiter bei einem Handling Agent | |
| Mahnungsempfänger | Ansprechpartner für Mahnungen gegenüber dem Kunden | Versand von Mahnungen per E-Mail, wenn in Rolle Debitor aktiviert |
| Rechnungsempfänger | Ansprechpartner für Eingangsrechnungen beim Kunden | Versand von Ausgangsrechnungen per E-Mail wenn in Rolle Debitor aktiviert |
| Ratenblattempfänger | Empfänger von Ratenblättern. | Der Kontakt wird in den Ratenblattvorlagen als Empfänger zur Auswahl angezeigt. Bei Auswahl wird dem ausgewähltem Kontakt das Datenblatt per E-Mail zugesandt. |
Kontaktinfo
Über das Kontextmenü oder den entsprechenden Tastaturkurzbefehl in einem Geschäftspartnerfeld kann ein Popup-Fenster geöffnet werden in welchem die Kontaktinformationen zum aktuellen Geschäftspartner angezeigt werden.
Kontakte
Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Ansprechpartner wird dieser in die Anwendung übernommen falls ein Ansprechpartnerfeld vorhanden ist.
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