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Einleitung

In dem Reiter Allgemein werden alle generellen Informationen für die Partneradresse hinterlegt.

Beschreibung

Bei Neuerfassung eines Geschäftspartners wird bei Eingabe der postalen Adressen die Ähnlichkeit zu bereits hinterlegten Adressen geprüft und auf der rechten Seite der Maske mit einem prozentualen Ähnlichkeitsfaktor größer 20% angezeigt. Die zugeordneten Adressen können durch Markierung im Fenster Ähnliche Adressen auch direkt aufgerufen und unterhalb angezeigt werden.

Geschäftspartner

Code

Eindeutige Zuweisung/Identifikation einer Adresse, nach welcher man auch in jedem Adressfeld suchen kann. Der Code kann alpha-numerisch mit bis zu 30 Zeichen definiert werden.
Unser Vorschlag: definieren Sie den Code 6-stellig: die ersten drei Stellen für den Firmennamen und die letzten 3 Stellen für den Ort des Partners (Beispiel: Testfirma GmbH, Düsseldorf --> TSTDUS).
Der Partnercode kann grundsätzlich jederzeit geändert werden. Die Änderung des Codes hat nur minimale Auswirkung auf einige Übersichten in denen der alte Geschäftspartnercode zu sehen ist und nicht der neue.
Dies bezieht sich aber nur auf ältere Sendungen. Neue Sendungen werden mit dem neuen Partnercode dargestellt.

Name

Kompletter Firmenname des Geschäftspartners. Diese dient zur Übersicht bei Suchergebnissen

Labels

Zusätzliche Schlüsselwörter, die zur Suche in Adressfeldern benutzt werden können (z.B ausgeschriebene Name der Adresse (VTG -> Vereinigte Tanklager) oder Definition der Adresse, z.B. "Agent"). Verschiedene Schlüsselwörter können einfach mit einem Leerzeichen getrennt werden.

Sprache

Auswahlmöglichkeit, in welcher Sprache (Deutsch/Englisch) Dokumente für die Adresse als Standard erstellt werden sollen. Die Sprachauswahl bei einem Geschäftspartner ist Pflicht. Eine rote Validierung zwingt den Benutzer, eine entsprechende Sprache auszuwählen.

Unternehmenstyp

Es stehen verschiedene Unternehmenstypen zur Auswahl. Diese können über Drop-Down Menü ausgewählt werden. Zusätzlich wird klassifiziert, ob eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Voraussetzung für die Belegerstellung ist.
Bei der Auswahl Unternehmen und Konzernintern ist eine gültige VAT-ID Pflicht, Privatpersonen und Botschaften sind von dieser Regelung ausgenommen.

  • Unternehmen: gültige VAT-ID ist Pflicht, damit Scope den Beleg abschliessen kann und die korrekte Steuerbarkeit ermitteln kann.
  • Privatperson: keine VAT-ID, Belege sind steuerpflichtig.
  • Konzernintern: gültige VAT-ID Pflicht ist Pflicht, damit Scope den Beleg abschliessen kann. Ermöglicht die Auswahl einer Sendungsnummer auf der Niederlassung in Scope, an welche abgerechnet wird.
  • Botschaft: keine VAT-ID, Belege sind steuerfrei.

Die Steuerbarkeit wird in Scope über die eingegebene VAT-ID und den Transport ermittelt. Adressen mit der selben VAT-ID sind in Scope steuerfrei und werden als "interne Rechnungen" erzeugt. Diese können auf Wunsch von der Übertragung an die Buchhaltung ausgenommen werden.

Auf Ähnlichkeit prüfen

Bereits erfasste Adressen können auf die Ähnlichkeit zu anderen Postaladressen geprüft werden. Bei Neuanlage von Geschäftspartnern passiert dies automatisch. Diese werden im Fenster "Ähnliche Adressen" angezeigt. In der Adressprüfung werden nicht nur aktive Adressen angezeigt, sonder auch gelöschte Adressen. Eine gelöschte Adresse wird mit einem Papierkorbsymbol links neben dem Coder dargestellt. 

Tarife anzeigen

Mit dieser Aktion werden alle Tarife, welche für den aktuellen Geschäftspartner erstellt worden sind, in der Tarif-Anwendung angezeigt. Die Tarife können dort auch direkt bearbeitet werden.

Aktivitätstypen anzeigen

Mit dieser Aktion werden alle Aktivitätstypen, welche für den aktuellen Geschäftspartner vorhanden sind, in der Aktivitätstypen-Anwendung angezeigt und können dort auch bearbeitet werden.

Standardadresse

Standardadresse, die bei Eingabe des Codes in Adressfeldern standardmässig, falls nicht anders vorbelegt, gezogen wird. Bei allen Adressfeldern in Scope steht immer die Funktion F6 - Standardadresse verwenden zur Verfügung, um diese Adresse zu ziehen. Folgende Felder beinhaltet die Standardadresse:

Land

Länderkennzeichen der Nationalität (Staatszugehörigkeit) des Geschäftspartners. Je nachdem, welches Land für die Adressinformationen ausgewählt wurde, werden entsprechende Zusatzinformationen (z.B. Staat, Zip-Code) für die Eingabe verlangt und validiert.

Name

Name oder Firmenbezeichnung Geschäftspartner

z.Hd.

Ansprechpartner, Abteilung

Straße

Straße und Hausnummer Geschäftspartner

Postfach / PO Box

Postfachadresse Geschäftspartner. Die Eingabe ist per deafault deaktiviert. Erst wenn die entsprechende Chechbox markiert ist, wird die Straße deaktiviert und das Feld für das Postfach freigegeben.

Bundesland

Ist es für Adressen in dem Land üblich, ein Bundesland anzugeben, so kann dieses über eine Auswahlliste gesetzt werden.

Postleitzahl

Postleitzahl zur postalischen Adresse des Geschäftspartners. Die Erfassung wird in dem jeweils gültigen Format von Scope akzeptiert. Für Japan nnn-nnnn oder Lichtenstein nn nnn.

Ort

Ortsangabe zur Adresse des Geschäftspartners

Adressprüfung

Ruft die Adressprüfung (Compliance Check) für diesen Geschäftspartner auf. Zudem wird unterhalb ggf. das letzte Prüfergebnis angezeigt.

Es kann vereinzelt vorkommen, dass bei einer Neuanlage eines Geschäftspartners bereits angezeigt wird, dass die Adresse bereits überprüft wurde. Dies kann z.B. vorkommen, wenn der Geschäftspartner bereits in der Vergangenheit erfasst aber nicht gespeichert wurde. Scope arbeitet bei der Adressüberprüfung mit sog. Hash-Werten. Diese werden nicht relativ zum Geschäftspartner gespeichert, sondern werden anhand der für den Compliance Check relevanten Daten, z.B. Adresse, Ort, erstellt und im Hintergrund gespeichert. Daher stimmen bei dieses Geschäftspartnern das aktuelle Datum und das angezeigtem Datum im Compliance Check Ergebnis nicht überein. Die Hash-Werte sind für den Benutzer nicht sichtbar.

Die Darstellung der Adresse basiert auf einem gemeinsamen Standard. Je nachdem, wie Angaben zu Postleitzahl, Bundesland und Stadt in einer Adresse des jeweiligen Landes üblicherweise formiert werden, variiert auch die Darstellung in Scope. Details hierzu von der Universal Postal Union: Postal addressing systems in member countries

Da die Adressprüfung nicht in allen Ländern vorgeschrieben ist, steht diese Aktion nur zur Verfügung, wenn die Funktion auf dem System aktiviert worden ist. Weitere Informationen dazu erhalten Sie vom Scope-Support-Team.

Nächster UNLocode

Wenn in diesem Feld ein Port eingetragen ist, wird dieser bei der Anlage der Rolle "Agent" genutzt um den Port zu füllen. Bei allen anderen Adressen wird damit in der Erfassung der Port wie folgt gefüllt:
Luftfracht: Abgangsort / Ankunftsort
Seefracht: Annahmeort / Lieferort
Transportaufträge: Abholstelle UNLOCODE / Abladestelle UNLOCODE

Kontaktadressen

Hier können generelle Kontaktdetails für einem Geschäftspartner hinterlegt werden.

Telefon

Generelle Telefonnummer (Hauptnummer) des Partners

Fax

Generelle Telefaxnummer des Partners

E-Mail

Generelle E-Mail Adresse des Partners

Web

Web Adresse (Internet) des Partners.

Notizen

Zu jedem Geschäftspartner kann eine Notiz hinterlegt werden, die als Popup-Fenster angezeigt wird, sobald der Datensatz in Scope benutzt wird. Weitere Informationen stehen unter Notizen - Funktionen - Grundlagen zur Verfügung.